Controle do Skype em ambiente corporativo

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Em um mercado cada vez mais competitivo e exigente, a agilidade nas comunicações e processos, é um fator fundamental para o sucesso das empresas. Assim, muitas organizações têm adotado uma infinidade de tecnologias, para aprimorar a comunicação em todos os níveis, trazendo experiência diferenciada a colaboradores internos, fornecedores e clientes.

Dentre os produtos que visam atender as necessidades de comunicação no meio corporativo, pode-se destacar o Skype, uma ferramenta que permite aos usuários, além de comunicação via chat, realizar chamadas de voz e vídeo, através da tecnologia Voice over Internet Protocol (VoIP). O uso do Skype expandiu rapidamente, uma vez que seus recursos são muito úteis no dia-a-dia das equipes de trabalho, e por representar baixo custo, se comparado aos sistemas convencionais de telefonia, por exemplo.

Desta forma, o Skype passou a fazer parte da rotina de muitos colaboradores, em diversas empresas, servindo diretamente para troca de informações e arquivos, bem como para realização de videoconferências, com as mais variadas finalidades, incluindo apresentações comerciais, implantação de projetos, capacitações etc. As videoconferências recebem destaque neste contexto, colaborando para a redução de custos operacionais, relativos as atividades supracitadas.

Porém, o uso do Skype pelas empresas inspira cuidados, para evitar riscos ou prejuízos ao negócio. Em geral, é preciso considerar duas situações críticas. A primeira está relacionada a distração causada pelo uso da ferramenta, impactando negativamente no rendimento do colaborador. E a segunda, refere-se a segurança da informação, em razão dos riscos de compartilhamento indevido ou vazamento de dados estratégicos.

Controle do skype nas empresas

Existem motivos claros para aplicação de controles sobre o uso do skype, em meio corporativo. Estes motivos estão associados a produtividade e segurança, tal como apresentado abaixo:

Dispersão e distração: É consenso que distrações e dispersões durante o trabalho, impactam na performance dos profissionais e reduzem a produtividade da equipe. Assim sendo, é preciso atentar para o uso correto e consciente do Skype, pelos colaboradores. Para isso, é fundamental que a empresa inclua orientações claras, em sua política de conduta, a fim de que todos os profissionais conheçam os limites tolerados para utilização do Skype, e demais recursos disponibilizados pela empresa.

Campanhas educativas também são bem-vindas, evidenciando o real propósito da utilização do recurso em ambiente corporativo. Vale ressaltar que conversas, estabelecidas pelo Skype, podem ser monitoradas e auditadas, desde que explicitado em documento/política, e devidamente comunicado aos colaboradores. Para constituir este tipo de documento é aconselhado acompanhamento jurídico, possibilitando alinhamento as leis vigentes.

Riscos de vazamento de dados: O capital intelectual é o que uma empresa tem de mais valioso. Suas pesquisas, projetos e produtos, são os pilares que sustentam o negócio, perante o mercado e concorrentes. Desta forma, a segurança da informação deve estar entre as prioridades de todas as organizações. Garantir a segurança nas comunicações, realizadas pelo Skype, é item crucial para as empresas, uma vez que através desta ferramenta, é possível compartilhar dados em qualquer formato, colocando em risco, o sigilo de informações estratégicas para o negócio.

O mercado conta com algumas soluções de segurança, para controle do Skype, garantindo aplicação de camada de proteção sobre as comunicações feitas através da ferramenta. Estes produtos possibilitam auditoria das conversas, bem como gerenciamento de usuários e grupos, para organização de políticas personalizadas de acesso. Trazer conformidade ao uso do Skype se faz necessário, para garantir, de forma plena, os benefícios associados ao uso da ferramenta.

As considerações relacionadas ao uso do Skype nas empresas, podem gerar uma série de dúvidas sobre a compatibilidade do recurso com a realidade de alguns tipos de negócios, e esta é justamente a reflexão que deve ser feita, cabendo ao setor de TI, juntamente com os demais responsáveis, avaliar a viabilidade da implantação deste poderoso recurso de comunicação.

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Willian Pandini
willian.pandini@ostec.com.br
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