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A produtividade nos ambientes corporativos modernos está cada vez mais relacionada a comunicação: seja ela no formato escrito, por telefone ou pessoalmente, a tecnologia busca formas de aproximar negócios e facilitar processos. Neste sentido podemos destacar os comunicadores instantâneos corporativos, essenciais para o relacionamento da empresa com clientes, parceiros e fornecedores, bem como para a transmissão de informações entre seus colaboradores.
Nesse contexto, cada vez mais empresas apostam no Skype como solução para a comunicação corporativa, devido as diversas vantagens que esta ferramenta apresenta sobre os meios tradicionais. Segundo dados da Microsoft, 50% das pessoas do mundo utilizam o Skype para chamadas de vídeo, e este número só tende a crescer. No ambiente corporativo a ferramenta traz diversos benefícios financeiros e de gestão, mas requer também alguns cuidados com relação ao controle e auditoria do skype.
Vantagens da utilização do Skype na comunicação corporativa
Redução dos gastos com ligações
Essenciais para o funcionamento de qualquer empresa, as ligações podem ser um peso no orçamento, principalmente diante da necessidade cada vez maior de chamadas internacionais ou para aparelhos móveis. O Skype possibilita a realização de ligações por tarifas muito menores do que aquelas cobradas pelas operadoras de telefonia – através do uso de créditos Skype, por exemplo – permitindo a empresa reduzir seus gastos, sem afetar a qualidade da comunicação e dos serviços prestados.
Monitoramento dos gastos
Através do Skype Business, o empreendedor pode gerenciar e monitorar os gastos da empresa relacionados a comunicação de forma mais eficiente. A ferramenta permite a configuração de diferentes contas para a equipe, a alocação de crédito e o monitoramento constante dos gastos de cada colaborador.
Redução dos gastos com viagens
Uma das grandes vantagens do Skype é a possibilidade de substituir encontros e reuniões presenciais através de videoconferências. A ferramenta permite ligações em grupo com até dez usuários, facilitando projetos colaborativos e reuniões com clientes, e evitando os gastos de viagens como passagens e hotéis.
Contato entre os colaboradores
O Skype contribui também para a comunicação interna no ambiente corporativo através das mensagens instantâneas. Estas conferem maior eficiência e praticidade para o contato entre os colaboradores, seja para checar o andamento de um projeto, tirar dúvidas, ou enviar documentos.
Contato com clientes
Por ser uma ferramenta de comunicação bastante comum, o Skype pode ser utilizado como forma de comunicação gratuita com clientes que também sejam usuários. Ao disponibilizar este contato em seu website, a empresa garante redução de custos de comunicação e praticidade também para seus clientes.
A importância da auditoria do Skype
Apesar de todas as vantagens da utilização do Skype, como meio de comunicação no ambiente corporativo, é preciso que a empresa esteja atenta as formas de controlar sua utilização. A auditoria do skype, através de gravação das conversas estabelecidas via chat, preservação do histórico destas conversas por tempo hábil, controle sobre a transferência de arquivos, evitando vazamento de informações, além de estatísticas de utilização, são alguns exemplos de atividades que auxiliam na manutenção da segurança sobre este tipo de comunicação.
O uso profissional e produtivo deste recurso, tão importante para as empresas nos dias atuais, é primordial, devendo inspirar cuidados dos profissionais responsáveis pela segurança dos dados corporativos.
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