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Promover segurança em e-mails corporativos é uma grande necessidade para uma considerável quantidade de empresas. Com rotinas produtivas que giram em torno de mensagens de texto, uma imensa prioridade de gestores e analistas de tecnologia é garantir que todos os e-mails sejam enviados e recebidos de maneira segura.
Uma das formas primordiais para incrementar as defesas e garantir a segurança na troca de e-mails, é com o uso de antispams corporativos. Com os recursos que apresentam e as variadas possibilidades de configurações técnicas, torna-se viável regulamentar uma política de e-mail altamente eficaz e que seja alinhada com o conceito de Data Loss Prevention (DLP).
Caso você tenha interesse em saber como minimizar a perda de dados, especialmente com o uso de antispams corporativo, é só continuar com a leitura desse blog post. Faremos um panorama sobre os principais conceitos desse assunto, a incidência de ataques virtuais em e-mails e algumas dicas do seu uso adequado.
O que é Data Loss Prevention?
Data Loss Prevention (DLP) é uma classificação de recursos ou soluções completas que visam a prevenção à perda ou vazamento de dados. Não estão presentes somente em antispams, mas também em outras soluções de defesa como firewalls e antivírus.
O DLP, em linhas gerais, atua com um conjunto de regras pré-estabelecidas ou customizadas, que visam identificar comportamentos anômalos que podem ser considerados suspeitos.
Em antispams, por exemplo, o DLP atua em uma camada para identificar palavras-chave, conteúdo de anexos e outras expressões que podem comprometer a segurança das empresas. A partir disso, a solução pode bloquear o envio do e-mail até que seja devidamente autorizado.
Outra aplicação em antispams, embora não diretamente vinculado ao DLP, é atuar de forma a prevenir que determinados conteúdos maliciosos passem para o usuário e que a partir disso podem comprometer a segurança do ambiente, como é o caso de phishing e outros ataques realizados através de e-mails.
Diminuição de incidentes virtuais
Muitas vezes, ataques em e-mails são vistos como incidentes inteiramente externos – ações cibercriminosas que quebram as defesas corporativas e, dessa forma, atacam seu interior. Esses ataques, que podem ser de phishing ou de spear phishing (direcionado), podem ocasionar o sequestro de dados, a perda financeira e muitas outras consequências. O fato é que as próprias vítimas podem contribuir, involuntariamente, ao cibercrime.
Para exemplificar esse caso, podemos imaginar um colaborador que, por ingenuidade, enviou dados, documentos ou informações comprometedoras por e-mail. Isso acontece, em muitos casos, pelos colaboradores não estarem inseridos em uma política de segurança eficaz, seja por conhecimento, ou por falta de ferramental disponível. Assim, acabam utilizando seus e-mails de maneiras comprometedoras, por falta de orientação e conscientização.
Com recursos de prevenção à perda de dados, os antispams corporativos funcionam, acima de tudo, com filtragens e bloqueios profundos de envios. Dessa forma, a empresa pode:
- Configurar a solução antispam para não permitir o envio de mensagens que contenham termos específicos;
- Impossibilitar emissão de anexos com determinados formatos e/ou conteúdos;
- Estipular um padrão máximo de tamanho do arquivo por envio;
- Controlar lista de destinatários ou de remetentes que podem trocar e-mails com usuários corporativos;
- Criar políticas onde conteúdos, remetentes ou destinatários suspeitos fiquem em quarentena antes do e-mail ser efetivamente enviado;
- Implantar limite de envio de e-mails por usuários, que acidentalmente podem ser infectados e enviar informações para fora indiscriminadamente, ou então, usar o serviço de e-mails legítimo para enviar spams em nome de outras pessoas;
- Auditoria de e-mails de forma transparente, tanto para envio quanto recebimento de e-mails.
Muitos recursos básicos, que quando combinados, complementam a finalidade básica de ferramentas de DLP, vinculadas essencialmente a analisar em profundidade anexos, palavras e outros comportamentos em e-mails (quando associados à antispam).
Dicas de segurança
Nem todos os antispam corporativos tem características ou módulos de DLP, portanto é importante avaliar tecnicamente antes de qualquer utilização ou compra. De qualquer maneira, somente este módulo não resolverá todos as possibilidades de insegurança neste serviço.
Outras dicas essenciais de segurança são:
- Utilize boas senhas e uma política de trocas frequente: adote diferentes combinações, com letras maiúsculas e minúsculas, além de números e dígitos, e caso a política de segurança não force a troca de senha, estabeleça uma prioridade e faça por conta própria;
- Cuidado com cliques em e-mails: evite abrir e-mails com remetentes suspeitos ou desconhecidos, além de evitar o acesso em links suspeitos. Mesmo que sejam remetentes confiáveis, eles podem ser forjados, então desconfie de mensagens que causem muita curiosidade; normalmente é uma armadilha. Se estiver muito curioso, valide com o remetente antes de abrir;
- Utilize soluções complementares como um bom proxy web: mesmo que tenha um clique por descuido, ou intenção, um proxy web é capaz de evitar que o equipamento seja infectado. Isso por que é muito incomum que ataques por e-mail venham com anexos; normalmente são endereços que precisam ser acessados para baixar conteúdo malicioso. Neste momento, o proxy pode identificar a ameaça e bloquear o acesso;
- Atenção com as mensagens: como dito anteriormente, é necessário ficar alerta quanto ao tipo de mensagem sendo enviado via e-mail. Com a prática da Engenharia Social, por exemplo, dados podem ser interceptados e roubados, trazendo graves consequências para as empresas;
- Quem pode ou não pode usar e-mails: uma política de acessos para e-mails é altamente interessante, assim evita-se, através de listas globais, por grupos ou individuais, como pode se dar a transmissão de e-mails. Por exemplo, um determinado usuário só pode enviar e-mails para uma lista pré-determinada de e-mails, onde podem estar representantes, fornecedores, clientes etc. Isso oferece granularidade para os acessos e minimiza problemas de vazamento de informações ou produtividade;
- Muito cuidado com e-mails externos: cuidar da política do e-mail corporativo e deixar liberado o uso de e-mail pessoal não é nada interessante. Desta maneira, tenha uma política clara de uso de e-mails públicos, como Gmail e outros;
- E o que mais? Nada adianta ter uma política de e-mails adequada, com bastante segurança, se outros elementos com possibilidade de vazamento de informações não forem tratados, como uso de pen-drives e similares. Portanto, cuidado com o todo!
Um antispam corporativo com DLP integrado e outras ferramentas auxiliares para proteção são fundamentais ampliar a segurança de e-mails. Minimizar a perda de dados está diretamente ligado aos detalhes e ao formato de configuração das soluções, por isso o processo de aquisição e seleção da ferramenta é fundamental para que tenha sucesso na estratégia de proteção de e-mails.
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