Como implementar controles sobre o uso da internet sem gerar “desconfortos” na organização

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Nos dias atuais, produtividade não é apenas uma palavra da moda, mas uma espécie de mantra para muitas empresas. Também pudera: o Brasil está na 50ª posição no ranking de produtividade que avaliou 68 países, conforme mostra uma pesquisa da Fundação Getúlio Vargas. Obviamente o problema da improdutividade brasileira é muito mais complexo e não diz respeito apenas ao mau uso da internet pelos colaboradores. No entanto, uma utilização mais inteligente deste recurso pode garantir um ganho produtivo significativo.

Uma outra pesquisa, esta realizada pela VoucherCloud, que entrevistou mais de 1900 pessoas em todo o Reino Unido, constatou que apenas 3 horas do dia são realmente aplicadas na execução de tarefas associadas ao trabalho. Nas outras 5 horas restantes a procrastinação toma conta e quase 50% desse tempo ocioso é perdido na internet.

% de tempo gasto em situações não relacionadas ao trabalho:

  • Checando as redes sociais – 47%
  • Lendo sites de notícias – 45%
  • Discutindo assuntos não relacionados ao trabalho com colegas – 38%
  • Preparando bebidas, como café e chá – 31%
  • Pausa para o cigarro – 28%
  • Trocando mensagens – 27%
  • Comendo lanchinhos – 25%
  • Preparando comida – 24%
  • Fazendo ligações – 24%
  • Procurando um emprego novo – 19%

Mas como controlar a internet sem gerar desconforto na equipe?

Primeiramente a mudança deve ser na comunicação e no entendimento dos impactos e motivações desta medida. É preciso mostrar que não será feito apenas um controle ou bloqueio de alguns sites ou aplicações e, sim, um gerenciamento eficiente da internet corporativa. Isso visará o aumento da produtividade, mas também a segurança dos dados que trafegam na rede.

O controle de acesso à internet não serve apenas para que o colaborador não perca tempo em redes sociais e mantenha o foco e a produtividade. Este gerenciamento serve, principalmente, para impedir que sites e aplicações nocivas sejam acessados, podendo gerar comprometimento dos dados corporativos.

Vale lembrar que o controle de internet não se limita a resolver problemas associados a produtividade e segurança, mas também ajuda a amenizar desconfortos gerados por acessos a conteúdos que podem ferir princípios da moral em ambiente de trabalho, tais como, sites contendo conteúdo adulto, que visam discriminação dos mais variados tipos, incluindo gênero, raça, religião, entre outros.

Portanto, a principal finalidade que deve ser informada aos membros da organização, é o incremento na segurança da informação e controle de conteúdos que realmente podem ser nocivos ao ambiente de trabalho, tais como os citados anteriormente. Com este controle de acesso pode-se diminuir a ocorrência de Shadow IT, impedir também o download de aplicações não autorizadas e, assim, evitar falhas de segurança e todas as suas consequências.

Como implementar políticas de controle de acesso?

Após este primeiro momento de discussão entre os integrantes da organização e entendimento sobre as vantagens deste tipo de ação, se faz necessário a definição das diretrizes, ou política, de uso da internet.

Este conjunto de normas deve ser pensado em conjunto, com a representação de todos os setores da empresa e deve levar em conta as particularidades de cada função. O departamento de marketing, por exemplo, pode ter uma política diferenciada que permite o acesso a redes sociais, para poder implementar ações focadas em “social”. Enquanto um departamento de logística, por exemplo, pode não necessitar deste tipo de acesso.

É importante que a política de uso da internet estabeleça os direitos e responsabilidades de quem a utiliza, além de ser transparente em questões como:

  • Quais funcionários podem usar a internet;
  • Quais sites e aplicações estão aprovadas ;
  • Situações consideradas abusivas;
  • Privacidade de informações pessoais, sejam elas de clientes, usuários ou funcionários;
  • Confidencialidade das informações institucionais, ou seja, se elas podem ser repassadas a terceiros, entre outras.

Que ferramentas podem ser utilizadas?

No mercado existem diversas opções acessíveis que utilizam soluções de Proxy Web e também há soluções robustas e unificadas como o Firewall UTM, que agrega outras soluções de segurança da informação, além do controle de acesso a sites.

Se você ainda está no início do desenvolvimento de suas ações de segurança, sugerimos que saiba um pouco mais sobre o controle de acesso à internet através de soluções de proxy web. Extraímos um trecho deste artigo, que traz algumas informações importantes que podem complementar esta publicação, para que você possa entender um pouco melhor como funciona este tipo de aplicação.

O proxy web auxilia no controle da internet, através do protocolo HTTP e HTTPs, sendo responsável pela gestão de acesso a sites e outras aplicações baseadas nestes protocolos. O proxy é amplamente utilizado por empresas dos mais variados portes e segmentos, contribuindo para a manutenção da estratégia de segurança e produtividade do negócio.

O serviço de proxy web permite que a empresa gerencie os acessos de colaboradores, tendo por base URLs, horários, grupos de usuários, além de outros níveis de controle. Com a implantação do serviço é possível ter acesso a relatórios detalhados de navegação, incluindo consumo de recurso, tempo de navegação, sites mais acessados, além de outras funções que auxiliam na avaliação dos acessos de colaboradores, de modo a subsidiar analises pontuais sobre o uso do recurso, em ambiente de trabalho.

Tanto o Proxy Web, como outros tipos de soluções que controlem o acesso à internet, podem garantir maior produtividade e segurança para sua empresa. No entanto, a implantação de uma solução que não gere desconforto nos membros da organização depende muito da forma como os gestores abordarão este assunto. Quanto mais transparente for o processo, mais fácil de ser aceito por todos. Por isso, não esqueça de envolver os times em todo o processo, para que o resultado da implantação de controles sobre o uso da internet seja um sucesso.

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