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Para muitos negócios, a internet desempenha papel fundamental no dia a dia da operação, tendo em vista que há uma tendência natural das empresas absorverem conceitos associados a transformação digital, onde a internet e a tecnologia são considerados os principais motores para a projeção do negócio em mercados cada vez mais competitivos.
Isso é muito positivo, pois permite aprimorar uma série de processos organizacionais, dando mais velocidade, reduzindo custos, aumentando a produtividade dos times envolvidos, entre tantos outros benefícios. Em contrapartida, para outros negócios, a internet é vista como um mal necessário, de forma que as facilidades acabam também comprometendo algumas entregas, por conta de distrações e impactos sobre a produtividade.
O uso da internet em ambientes corporativos gera reflexões muito profundas, pois é natural que as empresas sejam compostas por profissionais de gerações variadas e que, portanto, possuem comportamentos, necessidades, desejos e dinâmica de trabalho, totalmente diferentes.
É importante ressaltar, que a aplicação de controles sobre o uso da internet em alguns casos é regulado/exigido pelo segmento de mercado em que a empresa atua. Empresas que tratam com dados altamente sigilosos, normalmente possuem esta caraterística.
Independente do ramo de negócio, tamanho da empresa e faixa etária dos colaboradores, gerir de maneira eficiente o uso da internet é um passo importante, que não somente aumenta a segurança do ambiente corporativo e das pessoas, mas promove ganhos de produtividade representativos, pela personalização e controle do uso da internet em ambiente corporativo.
Como implantar um filtro de conteúdo web
Grande parte do tráfego da internet hoje é atribuído a navegação em sites e, portanto, ferramentas capazes de gerenciar este recurso são fundamentais. O primeiro passo, que profissionais de tecnologia devem dar, antes mesmo da implantação, é identificar quais são as necessidades do ambiente, através de levantamento com líderes de setores e colaboradores chave na empresa.
Realizado o levantamento inicial, siga alguns passos básicos para garantir a eficiência da aplicação do filtro de conteúdo web. Com estas orientações as chances de sucesso na implantação aumentam significativamente.
Comunicação e conscientização interna
Costumeiramente negligenciado, o processo de comunicação dentro da empresa, quanto a qualquer movimentação que envolva alguma mudança no comportamento de uso da internet, deve ser feito de maneira muito transparente, trazendo os colaboradores como multiplicadores dos benefícios gerados para o seu dia a dia de trabalho.
Ao contrário do que muitas pessoas pensam, controlar o uso da internet não é necessariamente um fator limitador. Para boa parte das empresas, é uma maneira de resguardar seus próprios colaboradores, além do negócio, de alguns incidentes de segurança. Utilizando esta linha de raciocínio, profissionais de tecnologia terão maior facilidade em transmitir os benefícios da mudança, obtendo engajamento do time. Outra orientação importante é, sempre que necessário e possível, buscar envolvimento do setor de marketing para desenvolvimento de materiais lúdicos que favoreçam o envolvimento dos colaboradores durante todas as fases do processo, inclusive após a implantação do mesmo.
A falta de uma estratégia de comunicação pode comprometer o entendimento, e por consequência, a própria adesão e multiplicação do propósito pelos colaboradores. Por isso, invista tempo no planejamento e execução desta fase do projeto, os reflexos perpetuarão durante toda a execução do mesmo.
Política permissiva e restritiva
A comunicação passa muito por um processo de definição de como será adotada a política de uso da internet no ambiente corporativo. O mais adequado é sempre trabalhar com políticas híbridas, que flexibilizam o uso da internet para determinados setores menos críticos, enquanto é um pouco mais severa em setores que tratam de informações sensíveis, ou de alta produção.
De todo modo, é recomendado que o profissional responsável pelo projeto construa uma diretriz global daquilo que, em hipótese alguma, pode ser acessado no ambiente de trabalho, como sites com conteúdo adulto, informações de drogas, armas, tráfico, intolerância, pirataria e conteúdos maliciosos.
O desdobramento para os setores, e para os usuários, pode ser realizado com mais flexibilidade, de acordo com a atividade primária de cada um. Por exemplo, em uma instituição financeira, a rede administrativa pode ser bastante segmentada, com maior flexibilidade nos acessos para determinados setores. Totalmente diferente da operação de setores/pessoas que fazem atendimento a correntistas, que há uma necessidade clara de maior restrição.
Basicamente a política vai definir o comportamento desejado caso o acesso de um usuário não se encaixe com o que foi pré-determinado: acessa ou bloqueia. Para muitos negócios, bloquear o desconhecido é sempre regra. Para outros, bloqueia-se expressamente aquilo que é conhecido, sendo os demais acessos liberados. Os profissionais envolvidos no projeto, incluindo analistas e colaboradores chave, devem avaliar os ricos e benefícios atribuídos a cada opção e definir o rumo que será tomado na organização.
Independente do posicionamento tomado pelos envolvidos no projeto, vale ressaltar que bloquear somente aquilo que é “conhecido” é um grande risco, tendo em vista que normalmente o “conhecimento” é restrito a uma fração muito pequena do universo que compõe a internet. De todo modo, sabe-se que muitos negócios preferem trabalhar nesse formato e, com base em relatórios e gráficos, acompanhar eventuais abusos ou riscos para a organização.
Apesar de existirem boas práticas para definição da política de acesso, é importante ressaltar que a orientação fundamental é sempre buscar adaptação a realidade do ambiente corporativo. Profissionais de tecnologia são peças fundamentais neste processo, e devem ser os principais articuladores, buscando envolvimento de lideranças e propondo alternativas, para a alta gestão da empresa.
Controle por grupos e usuários
Conhecer um pouco mais sobre as possibilidades técnicas de controle é muito importante para profissionais de tecnologia. Nesta perspectiva, uma das possibilidades é aplicar controles baseados em grupos e/ou usuários. Isso oferece bastante dinamismo e possibilita a criação de uma política altamente aderente às necessidades da empresa.
Com essa facilidade, determinados grupos (que podem ou não ser setores da empresa) possuem uma determinada política de acesso, podendo haver exceções para determinados usuários, sempre que considerado necessário.
Os grupos também podem ter níveis de acesso à internet, ao invés de setores. Onde usuários de diversos setores, com base na hierarquia ou necessidade, tem acessos diferenciados à internet. Enfim, o universo é extenso, mas ter essa flexibilidade é importante para uma entrega adequada do controle de internet.
A definição do formato é bastante particular, podendo ser adaptado de acordo com a realidade de cada negócio. Contudo, é importante que os profissionais responsáveis por esta organização pensem sempre em conceber uma estrutura que facilidade a gestão e manutenção futura. Isso é uma dica altamente valiosa, que pode evitar alguns transtornos futuros e poupar tempo daqueles envolvidos neste tipo de atividade.
Controle por horários
Flexibilizar determinados conteúdos por horário é uma estratégia que muitas empresas adotam para minimizar a rigidez das políticas de segurança. Com estes recursos, por exemplo, usuários podem ter cotas diárias de uso para determinadas finalidades, ou horários específicos onde sites são permitidos.
Por exemplo, é relativamente comum que o acesso a redes sociais seja proibido para a maioria dos setores em horário comercial, mas em determinados intervalos tenham o acesso liberado para uso irrestrito pelos colaboradores. Vale lembrar que os profissionais de tecnologia também devem estar atentos ao consumo de banda, gerada por estes acessos. Caso estes passem a comprometer a disponibilidade do recurso de internet, é importante que sejam criados controles priorizando acessos com maior representatividade para o negócio.
Esta é uma excelente maneira de implantar políticas mais restritivas sem deixar de lado alguns conteúdos que não oferecem necessariamente risco à organização, apenas são considerados uma fonte de dispersão, que pode comprometer a produtividade dos colaboradores.
Controle por categorias
Um aspecto muito importante na implantação de políticas é ter a possibilidade de segmentar os acessos com base em temas ou categorias de conteúdo. Isso oferece um grande dinamismo para as políticas mais flexíveis.
O produto OSTEC FireBox, por exemplo, conta com um recurso denominado OSTEC WebEyes que possui 32 bilhões de sites, classificados em mais de 180 categorias, como religião, entretenimento, adulto, jogos de azar, jogos, compras online, bancos etc. É um recurso que proporciona alta eficiência aos controles estabelecidos sobre o uso da internet. Para saber mais sobre o OSTEC WebEyes, possuímos o e-book “6 motivos para melhorar o controle e visibilidade sobre o uso da internet nas empresas”. Sinta-se à vontade para fazer o download do material e ficar a par do assunto.
Esse tipo de recurso permite a construção de políticas de acesso muito mais adequada do que meios tradicionais, tais como construção de listas de sites a partir do zero. Permite também um uso mais seguro em políticas permissivas, onde pode-se deixar tudo liberado, exceto sites que possuem conteúdo de malware, warez e outros conteúdos potencialmente maliciosos.
A utilização de solução especializada e categorização de conteúdo traz benefícios altamente representativos para profissionais responsáveis pela organização e controle do uso da internet nas empresas. Este tipo de tecnologia praticamente elimina a necessidade de intervenção de analistas, no que diz respeito a manutenção de listas de acessos. A tecnologia também dificulta a ação de colaboradores mal intencionados, que investem tempo para burlar os controles, previstos na política de uso da internet.
Relatórios de acompanhamento
Não menos importante, em qualquer implantação de filtro de conteúdo web, seja hosted ou em nuvem, é fundamental que existam recursos de relatórios e gráficos para acompanhamento da operação.
Uma política construída não resiste à dinâmica dos negócios ao longo do tempo, por isso é importante acompanhar o uso e atualizar o documento (Política) quando necessário. Portanto, valide esse tipo de recurso. Soluções especializadas, como o produto OSTEC FireBox, permitem o agendamento de envio de relatórios por e-mail. Tais relatórios auxiliam profissionais de tecnologia a criarem visibilidade sobre o uso da internet para gestores, buscando envolvimento dos mesmos no processo de manutenção e controle dos acessos de seus liderados.
Possuir uma política no papel e não acompanhar o uso e conformidade diária é um risco muito grande e, infelizmente, algo bastante negligenciado por pequenas e médias empresas. Portanto, crie uma rotina para realizar as auditorias e alinhamentos necessários e, sempre que necessário, envolva outros membros da empresa neste processo.
Essas são algumas dicas a serem seguidas para ter um nível de sucesso e aderência maior na implantação do filtro de conteúdo web com finalidade de controlar, dar visibilidade e gerenciar de forma mais adequada o uso da internet em ambientes corporativos.
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