This post is also available in: Português Español
Existem muitas maneiras de calcular os prejuízos gerados pelo mau uso da internet em ambiente corporativo, assim como existem inúmeras formas de um colaborador, intencionalmente ou não, usar de maneira inadequada este recurso.
As soluções de segurança da informação buscam sempre garantir o máximo de privacidade, integridade e disponibilidade das informações, e ao conseguir atender esses requisitos, também podem oferecer um propósito secundário que é a produtividade.
A quantidade de atrativos na internet, somada ao fato dos colaboradores utilizarem computadores em suas atividades diárias, evidencia a necessidade do estabelecimento de políticas de acesso que também assegurem distrações, uma vez que estas impactam diretamente na produtividade dos colaboradores, trazendo prejuízos financeiros as empresas.
Basicamente existem 2 formas rápidas de calcular quanto custa a falta de produtividade (ou mau uso da internet) em ambientes corporativos: quantidade de horas gastas em conteúdos não associado as atividades laborais, e, computador indisponível por uso inadequado.
Neste artigo vamos mostrar como utilizar um cálculo simples para justificar investimentos em soluções de segurança, ou então aplicação de políticas mais adequadas ao negócio.
A improdutividade causada pela distração
Iniciamos este parágrafo com uma reflexão, quantos de nós utilizamos a internet como válvula de escape, durante o horário de trabalho? Isso é sadio, e perfeitamente válido para pessoas que possuem bom senso e sabem lhe dar com a liberdade proporcionada.
Infelizmente esse não é o caso da maioria das pessoas. O momento atual evidencia a alta comunicação, interconexão, compartilhamento, que causa, além de uma dependência digital, grande ansiedade nos indivíduos, gerando impulsos irracionais que levam os mesmos a acessarem redes sociais, ou sites de entretenimento, em momentos inoportunos, trazendo prejuízos pessoais e profissionais.
Cada vez que isso é realizado, sendo racional ou não, é gerado uma desconexão com a atividade primária, levando muito tempo para que o nível de concentração, após retomar o trabalho, chegue ao mesmo ponto em que foi desviado.
Celulares podem ser grandes vilões, e os computadores sem uma política adequada de acesso à internet, pode causar impacto negativo para a empresa. Em muitos casos precisa-se de uma equipe maior para realizar um trabalho simplesmente por que há muito desperdício de tempo, ou falta de foco.
Em diversos outros casos, há uma perda natural de tempo diário com acessos não relacionados ao trabalho, que por não ter uma restrição ou consciência, são gerados a qualquer momento.
Essas distrações, somadas ao longo do dia, semanas e meses, e multiplicada pelo número de Times e colaboradores, geralmente causa um grande espanto para as empresas.
Contextualizando esses pontos, e indo para a parte mais de números, fica fácil identificar o impacto financeiro direto causado pela improdutividade. Para exemplificar, trabalharemos com o seguinte cenário:
Tempo desperdiçado por dia (TDD): 1 hora;
Número de colaborares (NC): 50;
Horas desperdiçadas (HD): ((TTD*NC)*20 (dias)) = 1000 horas
Isso significa 1000 horas perdidas por mês. Se o valor médio da hora paga ao colaborador for de R$ 15,00, o impacto mensal gerado seria de R$ 15.000,00. Esses números são bastante conservadores e levam em consideração somente horas improdutivas. No entanto, a distração em muitos casos causa outros erros operacionais que podem afetar áreas críticas da empresa, acarretando em prejuízos ainda mais relevantes para a organização.
O tempo perdido pela indisponibilidade de equipamentos
Não tão destrutivo quanto a improdutividade causada pela distração, mas também causando impactos negativos ao negócio, temos a indisponibilidade de recursos da empresa, ocasionada por atividades de colaboradores mal instruídos no ambiente de trabalho.
Isso pode ser gerado de diversas maneiras, mas a principal delas está associada a consumir conteúdos maliciosos que deixam o computador lento, com problema de travamento, ou indisponibilizam totalmente o recurso.
Se a empresa não possui equipamentos para fazer substituição, aquele colaborador que depende do computador para realizar suas atividades diárias, vai ficar literalmente parado aguardando a manutenção do equipamento.
Dependendo do tamanho da equipe de TI, o prazo para disponibilizar um novo computador pode ser muito alto, fazendo com que o colaborador perca 1 dia inteiro de trabalho. Se você possuir histórico deste tipo de ocorrência, basta multiplicar pela quantidade de horas de indisponibilidade e multiplique pelo valor hora médio do colaborador.
O somatório, ao final do mês, dará uma noção bastante clara de prejuízo direto, fora outros colaterais que podem ocorrer em decorrência do colaborador não estar em seu posto executando suas funções.
A percepção financeira não é tão alta quanto as distrações na internet, mas pode ser facilmente utilizada para justificar a compra de equipamentos reserva para ter um tempo de reposição mais baixo diante de uma ocorrência semelhante.
Estas duas abordagens iniciais causam em muitos casos efeitos extremamente positivos no que diz respeito a maior atenção de gestores e empresários quanto ao assunto. Como os computadores, internet e etc. são muito comuns atualmente, corre-se o risco de certas situações, que impactam negativamente nos resultados da empresa, passarem desapercebidas pelos olhos dos gestores.
Não existe uma solução única para resolver o problema de produtividade, isso varia muito da cultura, do segmento da empresa e diversas outras variáveis. O importante, no entanto, é ter momentos de descompressão, usando a internet, mas que se tenha limite de horários, ou quiosques pela empresa, equalizando as expectativas das empresas, e também dos colaboradores.
Como você gerencia o uso da internet em sua empresa? Já parou para avaliar quanto pode estar desperdiçando de tempo e como pode auxiliar gestores a melhorar os resultados de toda empresa? Conte suas experiências.
This post is also available in: Português Español
