This post is also available in: Português English Español
O serviço de e-mails cresceu de forma impressionante desde quando foi criado e atualmente é uma plataforma de comunicação largamente utilizada, especialmente no mundo dos negócios, mesmo com tantos outros mecanismos para aprimorar a comunicação nas organizações.
Isso ocorre tendo em vista que a oferta do serviço de e-mails tem passado por algumas mudanças. Muitas empresas ainda possuem serviço de e-mail tradicional, contratado em formato de hosting, que fica armazenado fora da empresa. Também temos aquelas que optam por manter o recurso dentro de sua estrutura, cada qual adaptando-se a realidade e criticidade de seu negócio.
Sobre o ponto de vista de uso, boa parte das empresas utilizam cliente de e-mail, que conecta-se ao servidor para visualizar e enviar e-mails. Ainda há empresas que utilizam webmail, em condições complementares ao cliente de e-mail, ou de forma exclusiva.
Muitos clientes de e-mail e webmail foram incrementando recursos úteis aos usuários ao longo do tempo, como agenda/calendário, tarefas e anotações, porta arquivos, entre diversas outras facilidades. Estas aplicações geralmente também permitem integração com smartphones e tablets, para garantir que tudo esteja devidamente sincronizado entre o computador e o mobile.
O ponto é que embora este formato possa atender a algumas necessidades individuais de usuários, organizações estão cada vez mais complexas, e dependendo especialmente do seu tamanho, este formato passa a não ser aplicável/viável, pois há uma tendência natural de maior compartilhamento entre os usuários, que o modelo convencional não oferece.
As agendas, anotações e outros recursos são muitas vezes locais, não permitindo facilidade de compartilhamento com outros usuários. Sendo assim, compartilhar pastas de e-mails, agendas, catálogo de endereços (contatos) e outros é uma atividade muito complexa.
Para resolver estas limitações além de agregar vários outros benefícios, surgiu o conceito de suíte de colaboração. O nome é bastante sugestivo e coloca o serviço de e-mails como mais um recurso disponível, diferentemente do servidor de e-mail tradicional, que tem somente o propósito de troca de mensagens.
Compartilhamento de e-mails
Em uma suíte de colaboração é natural que um determinado usuário possa compartilhar e-mails e pastas com outros usuários. Isso é possível por que todos os dados são armazenados no servidor se e-mail, que pode estar localmente na empresa, ou em um datacenter.
O recurso de compartilhar e-mails pode acelerar muito a comunicação entre equipes com um interesse em comum, como por exemplo um time comercial, suporte técnico e outros. Outro aspecto interessante do recurso é a economia de armazenamento. Neste caso, o dado é armazenado somente uma única vez, e não replicado para todos que possuem o acesso.
Muitas suítes de colaboração ainda permitem gerenciar as permissões de acesso ao compartilhamento, trazendo segurança e facilidades na operação do recurso.
Gerenciamento de contatos
Sofrer com a inconsistência entre contatos cadastrados no cliente de e-mail que não estão no webmail, que por sua vez não são visíveis no celular é algo muito comum no dia a dia dos usuários. Esse é um problema comum de quem utiliza um serviço de e-mails tradicional, que muito embora possua recursos ou aplicativos para minimizar tais limitações, não entregará a funcionalidade de forma transparente, como quando utilizado uma suíte de colaboração.
Nestas plataformas os contatos passam a ser gerenciados de maneira centralizada para o usuário, e podem inclusive serem compartilhados entre todos ou setores de uma empresa. Por exemplo, um assistente comercial pode ser responsável por manter um catálogo de endereços atualizado de todos os contatos relevantes para a empresa.
Esses contatos, por sua vez, são compartilhados com todos os membros da equipe em questão, sendo as atualizações replicadas para todos os usuários. Da mesma maneira uma secretária executiva, que pode gerenciar e categorizar diversos contatos para seus diretores e similares.
De qualquer local, com qualquer dispositivo, de forma parcial ou totalmente integrada, é possível acessar tais informações. Isso é muito importante, pois cria mais comodidade e rapidez para as comunicações corporativas.
Agendas e recursos compartilhados
Poder compartilhar e visualizar agendas de outras pessoas da empresa é um elemento simples e altamente eficaz sobre o ponto de vista de organização e comunicação.
Outro elemento comum associado ao compartilhamento de agendas é a possibilidade de gerenciar a alocação de recursos, como carros, salas de reunião, recursos audiovisuais e outras facilidades que são compartilhadas.
Dessa maneira, ao criar uma determinada agenda, como por exemplo uma reunião, pode-se associar o recurso “sala reunião 04” para a atividade, evitando conflitos de alocação, por parte dos colaboradores.
Seguindo o mesmo princípio, os usuários internos podem visualizar as agendas compartilhadas, e com base nisso, agendar seus compromissos de maneira eficiente, sem necessidade de intervenção de terceiros ou softwares específicos para tal finalidade.
Documentos
Embora não substitua um serviço de arquivos corporativo, uma suíte de colaboração pode criar uma referência e indexar determinadas itens que são importantes, tanto para o usuário, quanto para pessoas do seu grupo de interesse.
O recurso de documentos, oferecido por algumas suítes de colaboração, permitem inclusive que determinados tipos de arquivos possam ser criados e editados diretamente na suíte, sem necessidade de um software terceiro.
O segredo da facilidade está na possibilidade de compartilhamento, inerente as suítes de colaboração que agregam muito valor ao seu funcionamento e por consequência aos usuários.
Tarefas
Que tal gerenciar suas tarefas ou do time através da suíte de colaboração, com possibilidade de acompanhamento de status, compartilhamento com o time e outras facilidades?
Esse é um dos recursos comuns em suítes de colaboração, alguns de forma mais especializada, outros de forma mais superficial. O ponto importante é que, para organização pessoal, pode ser um facilitador.
Há ainda soluções de colaboração que oferecem integrações com softwares de mercado, podendo assim visualizar ou até mesmo gerenciar de uma aplicação mais especializada o conjunto de tarefas entre os times.
Dependendo do fabricante existem várias outras soluções embarcadas, como intranet, chats e outras facilidades. O importante neste caso é identificar aquilo que é mais relevante para seu negócio.
Nem toda empresa precisa de recursos de colaboração, e seria injusto comparar de forma direta o serviço tradicional de e-mails (cliente de e-mail ou webmail) com uma suíte de colaboração. É importante aqui é entender os conceitos e diferença e validar aquilo que é mais interessante para sua empresa e seus times.
Interaja com nosso conteúdo, expondo suas experiências com o uso de e-mails colaborativos.
This post is also available in: Português English Español
