E-mail corporativo, dicas para utilização eficiente

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O e-mail é um dos meios de comunicação mais difundidos em ambientes corporativos. O recurso surgiu por volta de 1970 e sua história reserva algumas curiosidades. Por exemplo, você sabia que o e-mail antecede a internet? e que foi crucial para a criação da mesma? Pois bem, os padrões para codificação de mensagens de e-mail foram propostos em 1973, contudo o primeiro e-mail foi enviado em 1970, tendo o formato inicial semelhante a uma mensagem textual enviado por celular. As evoluções da internet, e do e-mail propriamente, contribuíram para a criação desta ferramenta amplamente utilizada por pessoas em todo o mundo.

Continue lendo este post e tenha acesso a algumas dicas sobre como utilizar, de maneira eficiente, o e-mail corporativo, evitando que o mesmo torne-se vilão da produtividade. Os tópicos abordados nesta linha serão: Verificação eficiente de e-mails, organização da caixa de entrada, respondendo de maneira objetiva e clara, utilização de antispam, entre outras dicas essenciais para o bom uso do e-mail. Confira!

Quando utilizar e-mails?

Esta pergunta parece trivial, contudo algumas pessoas cometem equívocos básicos, quanto a aplicação do e-mail nas comunicações corporativas. Neste momento devemos utilizar o bom senso, e avaliar cada situação, para estabelecer o melhor formato de comunicação. Por exemplo: caso a comunicação exija um retorno rápido, você deve priorizar a comunicação por telefone, evitando comprometimento de prazos, para tratativa de determinado assunto. Se o assunto a ser tratado é complexo, ou delicado, evite a utilização do e-mail. Estes assuntos potencializam as chances de interpretações equivocadas de conteúdos, podendo causar transtornos de difícil contorno. Nestes casos, é orientado que o tema seja discutido verbalmente (meios de comunicação que utilizem voz, ou reuniões presenciais), e o e-mail seja utilizado, única e exclusivamente, para a formalização dos pontos acordados, mantendo registro daquilo que foi discutido.

O alinhamento do meio de comunicação evita uma série de inconvenientes, por isso fique atento a esta dica e aprimore a utilização do e-mail em suas comunicações.

Verificação eficiente do e-mails corporativo

Você já parou para pensar quanto tempo do seu dia investe respondendo e-mails? Provavelmente o tempo investido é bem alto. Pesquisa realizada pela Officetime revela que 40% das pessoas investem de uma a três horas na verificação, e resposta, de e-mails diariamente. Sob esta perspectiva, você deve avaliar um ponto crucial, algumas funções organizacionais exigem monitoramento mais intenso dos e-mails, para estes casos, teremos dicas específicas no decorrer deste post, e para todos os demais, a sugestão é proceder da seguinte maneira: Estabeleça momentos específicos do dia para verificar o recebimento de mensagens. Neste sentido, aplique esforções para evitar fugas associadas ao uso do e-mail.

Inicie este processo desabilitando alertas que possam mover sua atenção para o e-mail corporativo. Neste sentido algumas orientações são pertinentes: Para pessoas que trabalham com monitores replicados, evite deixar o e-mail aberto em tela secundária, isso certamente lhe auxiliará a manter o foco nas atividades. Desative todo e qualquer alerta emitido pelo e-mail. Entenda como “alertas”, popups de webmails, alertas de sistemas gerenciadores de e-mails (Outlook, Thunderbird etc.), ou qualquer outro mecanismo que possa chamar sua atenção para a visualização do e-mail corporativo. Neste sentido, uma dica muito importante é remover, inclusive, alertas do celular, para evitar perda de atenção gerada pelos sinais emitidos através do dispositivo móvel.

A remoção dos alertas foi o primeiro passo, agora é necessário definir os horários que você verificará sua caixa de entrada de e-mails. Experimente algumas opções e selecione a que for mais conveniente para sua rotina de trabalho. Por exemplo, verificações no início da manhã, final da manhã e meio da tarde, podem ser suficientes para sua rotina de trabalho.

O segredo é você estabelecer meios para dominar o recurso, e não ser dominado por ele, por isso a importância de estabelecer rotina para a verificação do e-mails corporativo.

Organização da caixa de entrada

É possível que você já tome esta atitude, ou já tenha ouvido/lido algumas orientações neste sentido. Contudo, se você ainda não aplica nenhuma técnica de organização, inicie o processo imediatamente. Quanto a organização dos e-mails, existem muitas opções e você pode escolher a mais adequada para sua realidade. Por exemplo, é possível organizar sua caixa de entrada por temas, setores, grupos de clientes ou ainda utilizar técnicas GDT, para estabelecer prioridades e gerenciar de forma mais otimizada sua caixa de entrada. Caso você opte por utilizar a técnica de GTD, crie pastas, com os seguintes nomes “Faça agora”, “Deixe para depois”, “Comece logo” e “Delegue”. Quando você fizer suas verificações diárias na caixa de entrada de e-mails, organize suas mensagens de acordo com estas orientações e destine tempo adequado para responder cada tipo de e-mail.

Vale ressaltar que você pode mesclar a técnica de GTD com outros filtros, para facilitar a gestão de sua caixa de entrada. Falando em filtros, utilize-os sempre que possível, isso reduzirá seu trabalho de classificação dos e-mails. Também faça uso de marcadores, pois este ajudam na identificação visual dos e-mails.

Respostas objetivas são sempre a melhor opção.

Como relatado anteriormente, longas explicações e assuntos complexos não devem ser tratados por e-mail, evitando interpretações equivocadas, ou perda de interesse na leitura do conteúdo. Escrevendo e-mails pontuais, você reduz as chances de ser mal interpretado e ainda poupa tempo, ampliando sua produtividade.

Além de ser objetivo, é fundamental que o e-mail seja claro, por isso pense em respostas que não deixem margem para duplas interpretações. Neste sentido cabe ressaltar a importância da utilização de linguajar adequado para cada tipo de comunicação, incluindo cuidado especial frente a conceitos de pontuação e ortografia.

Um e-mail bem redigido credibiliza seu negócio, e acima de tudo sua pessoa, contudo, em contra partida o mesmo pode trazer efeito contrário, por isso, é importante orientar os colaboradores quanto aos cuidados que devem ser tomados durante a redação dos e-mails.

E-mail corporativo para fins pessoais

Apesar de ser algo aparentemente obvio, muitas vezes colaboradores confundem o propósito do e-mail corporativo e passam a utilizá-lo para fins pessoais. Esta atitude é muito nociva ao meio corporativo, uma vez que impacta na produtividade do colaborador, ocupa o recurso da empresa com dados não corporativos e acima de tudo pode trazer problemas de segurança ao serviço de e-mail corporativo. Por isso é de suma importância que a empresa possua regras claras para a utilização do recurso, evitando que este tipo de prática seja disseminada pelos colaboradores.

Cuidado com as mensagens não solicitadas (Spams)

Por último, porém não menos importante, faça uma reflexão sobre o número de spams recebidos no e-mail corporativo. O excesso de spams na caixa de entrada de seus colaboradores pode tomar tempo e gerar inconvenientes difíceis de serem reparados, caso sua empresa não possua soluções adequadas para segurança de e-mails.

Em se tratando de spams, podemos ressaltar alguns efeitos nocivos ao meio corporativo. O primeiro deles está associado a produtividade, uma vez que a seleção e remoção dos e-mails inválidos, em alguns casos, pode gerar perda de tempo, além de potencializar a possibilidade de remoção de e-mails legítimos, refletindo em prejuízos ainda maiores para a empresa.

Neste sentido é imprescindível reduzir, de maneira expressiva, a ocorrência de spams no e-mail corporativo, através da implantação de soluções focadas na segurança de e-mails, incluindo antispam e outros mecanismos de controle que garantam segurança e aprimorem a experiência dos usuários.

Neste post foi possível levantar algumas reflexões sobre como o e-mail pode influenciar na produtividade de colaboradores, bem como alternativas processuais e técnicas para minimizar estes impactos em meio corporativo. Você já parou para pensar sobre como o e-mail influência a produtividade dos colaboradores de sua empresa? Conte-nos sua experiência.

Willian Pandini
willian.pandini@ostec.com.br
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