Home Office e os desafios para sua implantação

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A evolução tecnológica contribuiu para viabilizar alterações substanciais na relação empresa/colaborador, possibilitando surgimento de modelos diferenciados de trabalho. Trabalhar em casa e entregar resultados equivalentes, ou superiores, aqueles entregues no modelo presencial, é o grande desafio para empresas e funcionários que desejam entrar na onda do home office.

Números embasam a ideia de que trabalhar em casa oferece vantagens, tanto para as empresas, quanto para os colaboradores. Redução de custos, aumento da produtividade, engajamento e motivação dos funcionários são alguns benefícios para a empresa. Conforto, flexibilidade e tempo figuram entre os ganhos para os empregados. Resultado: Nos Estados Unidos, a maior economia do mundo, 40% dos funcionários trabalham na modalidade de home office, e no Brasil, 26% das grandes empresas já adotam essa alternativa.

Apesar de ser um assunto em evidência, home office ainda traz uma série de dúvidas para empregadores e empregados. Afinal, como implantar esta modalidade de trabalho? Como organizar o workflow da equipe? Quais são os desafios de adotar home office? Continue lendo o post e tenha acesso a respostas para estas indagações.

Como implantar home office na minha empresa?

Antes de mais nada, formalize os procedimentos e conduta para atividades Home Office. O registro de forma escrita reduz consideravelmente futuros questionamentos e conflitos. A transferência do presencial para o remoto estabelece uma nova relação entre os colaboradores e líderes. Afinal, não existe mais o contato próximo e físico. As regras mudaram, então, é importante estabelecer como funcionam os protocolos e os novos procedimentos. Talvez, uma comunicação eficaz seja o maior desafio da implantação do home office, juntamente com a manutenção/aprimoramento da qualidade das entregas. Nos itens a seguir, levantaremos alguns pontos para facilitar o processo de implantação do modelo.

Gestão de comunicação e tarefas?

Caso sua empresa ainda não possua, é aconselhada a implantação de ferramentas (softwares) que farão parte da rotina de trabalho dos colaboradores, facilitando a interação entre as equipes. Escolha uma ferramenta para gestão de tarefas, tais como Pipefy, Trello, ou qualquer outra ferramenta de sua preferência. Com a aplicação de um software fica mais fácil, e tangível, controlar as entregas dos colaboradores e interagir durante o processo.

Também é importante definir ferramentas para estreitar a comunicação com o colaborador, neste caso, uma sugestão válida é o Skype, que pode oferecer funções de chat e vídeo conferência, possibilitando comunicação eficiente, com colaboradores da própria empresa e clientes. Além das ferramentas elencadas, existem outras possibilidades no mercado, com foco em colaboração corporativa, que podem facilitar a comunicação, garantindo integração entre as equipes, independente do local onde o colaborador esteja. Avalie as opções, e aplique a que melhor atende as necessidades do negócio.

Garantir o sigilo das informações corporativas

Sem dúvida alguma, o maior desafio para implementação do modelo de trabalho home-office está associado ao sigilo das informações. Apesar de termos uma infinidade de pontos a serem tratados neste sentido, traremos apenas aqueles considerados mais relevantes, para que sua empresa possa avaliar e aplicar, na medida do conveniente.

A primeira reflexão está associada ao equipamento que será utilizado na atividade home office. Neste sentido, encontramos duas possibilidades, cada qual com necessidade de cuidados específicos. Se sua empresa optar por oferecer equipamento (notebook, tablete etc.), para uso do colaborador, é importante certificar-se que o mesmo possua requisitos mínimos de segurança, para execução das atividades. Os requisitos de segurança essenciais são: sistema operacional original e atualizado, antivírus, de preferência pago, e também atualizado. A aplicação de controlador de domínio nos notebooks corporativos também auxilia no processo de controle, evitando a instalação de aplicações não homologadas pela empresa. Caso o dispositivo utilizado seja do próprio colaborador, a aplicação de controles fica mais restrita, contudo caberia a empresa sugerir a aplicação de boas práticas para evitar qualquer tipo de inconveniente, principalmente perda ou vazamento de dados.

Outro ponto muito relevante é o estabelecimento de conexões seguras, para acesso a arquivos e sistemas, na estrutura da empresa. Esta medida é necessária uma vez que normalmente as redes utilizadas pelos colaboradores, em suas casas, ou demais locais onde realiza as atividades (restaurantes, shoppings, aeroportos etc.), não possuem grau de segurança adequado. Sendo assim, para garantir a segurança nas comunicações é aconselhada a utilização de VPNs, possibilitando estabelecimento de comunicação segura com a empresa.

Caso sua empresa opte por utilizar o Skype como comunicador instantâneo padrão, também sugerimos a aplicação de solução específica para auditoria do uso da ferramenta, dentro e fora da empresa. Através da aplicação da solução para auditoria do Skype, sua empresa poderá analisar qualitativamente os atendimentos, aplicando ajustes, quando conveniente.

Selecionar as pessoas

Outro ponto muito relevante no processo de implantação do modelo home office está associado ao processo de seleção de pessoas, com perfil adequado para realização deste tipo de atividade. É fato que os colaboradores necessitam ter elevado grau de maturidade e comprometimento, para que as atividades home office tragam resultados satisfatórios, ou superiores, as atividades executadas no ambiente corporativo. Outro detalhe muito importante é deixar claro, logo no início do processo, os benefícios associados a este modelo, bem como as obrigações dos participantes eleitos no processo de seleção.

Para exemplificar o exposto, utilizaremos o caso do Banco do Brasil, quanto aos critérios de seleção para o modelo home office. Para selecionar os participantes, o Banco do Brasil adotou os seguintes critérios: avaliação de desempenho dos candidatos e entrevistas. No caso do BB, só é elegível ao processo de home office, colaboradores com histórico de desempenho e de compromisso com horários.

Capacitar os funcionários, para facilitar o processo de adaptação ao novo modelo, também é de grande valia, assim como o início gradativo da aplicação do modelo, evitando grandes alterações organizacionais. O segredo e experimentar e ajustar a realidade de cada negócio.

Como que fica a legislação trabalhista?

A partir de 16 de dezembro de 2011 o artigo 6º da CLT, foi modificado, equiparando a modalidade de home office (trabalho em casa) ou anywhere office (trabalho de qualquer lugar), a modalidade de trabalho presencial, tal como apresentado a seguir:

Art. 6º. Não se distingue entre o trabalho realizado no estabelecimento do empregador, o executado no domicílio do empregado e o realizado a distância, desde que estejam caracterizados os pressupostos da relação de emprego.

Parágrafo único. Os meios telemáticos e informatizados de comando, controle e supervisão se equiparam, para fins de subordinação jurídica, aos meios pessoais e diretos de comando, controle e supervisão do trabalho alheio.

Vale ressaltar que antes de aplicar a modalidade em sua empresa é aconselhado buscar outras fontes de referência, incluindo assessoria jurídica, para melhor entendimento da metodologia e seus impactos em ambiente corporativo.

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Willian Pandini
willian.pandini@ostec.com.br
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