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Controlar el uso que se le da al Internet es extremadamente importante en cualquier tipo de empresa. Esta acción normalmente se basa en tres principios básicos, a saber, la prevención de amenazas virtuales (malware de cualquier tipo), el control de sitios web y aplicaciones que puedan reducir la productividad de los empleados, y perfeccionamiento de los recursos de Internet, centrándose en el control del «ancho de banda» utilizado por los usuarios y las aplicaciones.
En este post, expondremos algunos de los principales errores cometidos por gerentes y analistas de tecnología al establecer controles sobre el uso de Internet; y presentaremos sugerencias para superar retos y mejorar los resultados de su organización. ¡Continúa leyendo!
El Control de internet y su relación con la productividad
El control de Internet puede resultar en un aumento de la productividad de los empleados, además de garantizar la seguridad de los datos. En este artículo anterior se presentan datos que avalan tal afirmación, incluyendo los resultados de una encuesta realizada por la empresa OSTEC y la empresa Neotriad, que arrojó que el 21% de los empleados utilizan con gran frecuencia Internet para fines no relacionados con el trabajo, el 61,4% con poca frecuencia y sólo el 17,5% no utiliza Internet para fines personales.
Esta falta de enfoque y pérdida de tiempo de trabajo con actividades ociosas son responsables por dejar a Brasil en la posición nº50 en el ranking de productividad, que evaluó a 68 países, según un estudio presentado por la Fundación Getúlio Vargas.
Errores comunes al intentar definir controles de internet
Como es de notar, el control de Internet puede llegar a ser esencial para mejorar el rendimiento de los equipos y, por supuesto, prevenir las fallas de seguridad causadas por el acceso a contenidos inapropiados, la descarga de archivos infectados y cualquier acción de malwares.
Sin embargo, los gerentes y analistas terminan cometiendo algunos errores al definir las directrices y políticas para el acceso a Internet. A continuación, se presentan las fallas más recurrentes en el entorno corporativo y lo que se puede hacer para resolver estas situaciones.
Extremismo: restricción total o amplia libertad
El error más común es no gestionar el acceso a Internet de los empleados de la empresa, estableciendo precedentes de vulnerabilidad de seguridad y bajas de productividad. Muchas veces esta posición es parte de la cultura corporativa de ser un ambiente que privilegia la libertad, sin embargo, es importante recordar que la libertad excesiva puede traer serios problemas de seguridad, productividad y disponibilidad de los recursos de Internet.
Nótese, aun cuando el control de Internet está muy asociado al bloqueo de acceso a redes sociales, sitios de entretenimiento, etc., se deben tomar en cuenta otros detalles. Por ejemplo, sitios que propagan malwares, acceso a contenido para adultos, sitios intolerantes desde el punto de vista racial y religioso, poseen contenidos perjudiciales para el entorno de las empresas, que a menudo no tienen acceso controlado, especialmente en estos entornos que promocionan la libertad en el uso de Internet.
Los controles de acceso altamente restrictivos también pueden perjudicar el rendimiento profesional y causar molestias. En la encuesta realizada por OSTEC, citada anteriormente, una cifra llamó la atención: el 62,6% de los empleados afirma que utiliza medios alternativos para acceder a contenidos no relacionados con el trabajo a través de dispositivos personales y sus planes de datos.
En otras palabras, la restricción total del acceso permite reducir los problemas asociados a la seguridad y disponibilidad de Internet, pero no resuelve totalmente los perjuicios asociados a la productividad.
Por lo tanto, la solución sería definir los sitios que tendrán acceso restringido y realizar una gestión proactiva de los mismos. Para ello, es importante obtener y analizar informes de acceso y trazar el perfil de uso de Internet en la empresa. Luego, a partir del análisis de la navegación, implementar restricciones con el objetivo de aportar la mayor seguridad, productividad y disponibilidad al medio ambiente.
También es importante considerar horarios de liberación de acceso a sitios que estimulen el ocio productivo, equilibrando la política establecida.
No monitorear ni analizar cómo se está usando la red
No basta sólo con crear barreras. Es necesario que los gerentes monitoreen y analicen los informes de navegación para evaluar si las políticas de acceso están teniendo el efecto deseado.
Para tales efectos, existen tecnologías básicas como el proxy web, que permite establecer controles sobre el acceso http y https, incluyendo el consumo de ancho de banda, el tiempo de navegación, sitios más visitados y otras funciones que ayudan a evaluar el acceso de los empleados, de manera que favorecen los análisis ocasionales sobre el uso del recurso en un entorno laboral.
No poseer una política de acceso a internet clara
Uno de los mayores errores es no definir una política de acceso a Internet. La política debe ser construida con la participación de miembros de diferentes áreas de la organización y debe ser continuamente repasada con los empleados de la compañía.
Los empleados necesitan entender sus funciones, responsabilidades y cómo deben usar este recurso, entendiendo que la seguridad y el éxito de la compañía también dependen de un comportamiento seguro.
Es importante que la política de uso de Internet establezca los derechos y responsabilidades de los usuarios de Internet, además de ser transparente en temas como:
- Cuales empleados pueden usar internet
- Cuales sitios y/o aplicaciones están aprobados
- Situaciones que se consideran abusivas
¿Qué hacer para tener un control de internet más efectivo?
Para implementar los controles de Internet sin generar molestias en la organización, es fundamental que los patronos aborden el tema de manera transparente, abarcando a todos los involucrados en el proceso y teniendo en cuenta todas las particularidades y necesidades de cada sector.
En cuanto a softwares, es importante saber que en el mercado existen varias opciones accesibles que utilizan soluciones Proxy Web y que también existen soluciones sólidas y unificadas como el Firewall UTM, que añade otras medidas de seguridad de información, además del control de acceso a Internet.
Lo ideal es que usted se ponga en contacto con un equipo especializado, que le ayude a definir e implementar la mejor solución, asegurando que su empresa tenga sus resultados protegidos y camino al éxito.
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