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En un mercado cada vez más competitivo y exigente, la agilidad en las comunicaciones y procesos es un factor fundamental para el éxito de las empresas. Así, muchas organizaciones han adoptado una infinidad de tecnologías para mejorar la comunicación en todos los niveles, trayendo experiencia diferenciada a colaboradores internos, proveedores y clientes.
Entre los productos que buscan atender las necesidades de comunicación en el medio corporativo, se puede destacar Skype, una herramienta que permite a los usuarios, además de comunicación vía chat, realizar llamadas de voz y video, a través de la tecnología de Voice over Internet Protocol (VoIP) ). El uso de Skype se ha expandido rápidamente, ya que sus recursos son muy útiles en el día a día de los equipos de trabajo, y por su bajo costo, en comparación con los sistemas convencionales de telefonía, por ejemplo.
De esta forma, Skype pasó a formar parte de la rutina de muchos colaboradores, en diversas empresas, sirviendo directamente para el intercambio de informaciones y archivos, así como para la realización de videoconferencias, con las más variadas finalidades, incluyendo presentaciones comerciales, implantación de proyectos, capacitaciones, etc. Las videoconferencias reciben destaque en este contexto, colaborando para la reducción de costos operacionales relativos a las actividades arriba citadas.
Sin embargo, el uso de Skype por las empresas inspira cuidados para evitar riesgos o perjuicios al negocio. En general, hay que considerar dos situaciones críticas. La primera está relacionada con la distracción causada por el uso de la herramienta, impactando negativamente en el rendimiento del colaborador. Y la segunda, se refiere a la seguridad de la información, en razón de los riesgos de compartir indebidos o fuga de datos estratégicos.
Control del Skype en las empresas
Hay motivos claros para la aplicación de controles sobre el uso de Skype, en el medio corporativo. Estos motivos se asocian a la productividad y la seguridad, tal como se muestra a continuación:
Dispersión y distracción: Es consenso que distracciones y dispersiones durante el trabajo, impactan en el desempeño de los profesionales y reducen la productividad del equipo. Por lo tanto, es necesario prestar atención al uso correcto y consciente de Skype, por los colaboradores. Para ello, es fundamental que la empresa incluya orientaciones claras, en su política de conducta, para que todos los profesionales conozcan los límites tolerados para el uso de Skype, y demás recursos disponibles por la empresa.
Las campañas educativas también son bienvenidas, evidenciando el verdadero propósito de la utilización del recurso en ambiente corporativo. Es importante resaltar que las conversaciones, establecidas por Skype, pueden ser monitoreadas y auditadas, desde que explicitado en documento / política, y debidamente comunicado a los colaboradores. Para constituir este tipo de documento se aconseja un acompañamiento jurídico, posibilitando alinearlo a las leyes vigentes.
Riesgos de fuga de datos: El capital intelectual es lo que una empresa tiene de más valioso. Sus investigaciones, proyectos y productos son los pilares que sostienen el negocio, ante el mercado y competidores. De esta forma, la seguridad de la información debe estar entre las prioridades de todas las organizaciones. Garantizar la seguridad en las comunicaciones realizadas por Skype es un elemento crucial para las empresas, ya que a través de esta herramienta es posible compartir datos en cualquier formato, poniendo en riesgo el secreto de información estratégica para el negocio.
El mercado cuenta con algunas soluciones de seguridad para control de Skype, garantizando aplicación de capa de protección sobre las comunicaciones hechas a través de la herramienta. Estos productos posibilitan la auditoría de las conversaciones, así como la gestión de usuarios y grupos, para la organización de políticas personalizadas de acceso. Traer conformidad al uso de Skype se hace necesario, para garantizar, de forma plena, los beneficios asociados al uso de la herramienta.
Las consideraciones relativas al uso de Skype en las empresas, pueden generar una serie de dudas sobre la compatibilidad del recurso con la realidad de algunos tipos de negocios, y esta es justamente la reflexión que debe hacerse, cabiendo al sector de TI, junto con los otros responsables, evaluar la viabilidad de la implantación de este poderoso recurso de comunicación.
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