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El uso de Internet en el cotidiano de las empresas generó una gran transformación en los negocios: distancias fueron acortadas, tareas que llevaban horas se hace en minutos, la comunicación se ha vuelto más barata y la información más accesible, además de otros tantos beneficios.
Este cambio ha generado una serie de nuevos desafíos para las empresas, en su mayoría asociados a la seguridad y la productividad. En este sentido, el desafío se centra en mantener el control sobre el uso de Internet y potenciar las entregas de los colaboradores, proporcionando todo el aporte tecnológico necesario.
En algunas empresas el impacto positivo de Internet es fácilmente percibido, en otras, especialmente las que trabajan con datos sensibles o de gran riesgo, la cultura de acceso a internet y gestión del ciclo de información, es extremadamente diferente. Para estos es complejo flexibilizar la política de acceso, sin perder los controles.
La Internet está formada por un conjunto de servicios y protocolos, pero uno de los puntos más utilizados es la web, a través de páginas de contenido de los más variados tipos, hasta sistemas relativamente complejos que operan totalmente en línea.
Mientras que las empresas tienden a ganar mucho con los avances ofrecidos por Internet y sus servicios asociados, muchas, desgraciadamente, tienen su trabajo potencialmente impactado, cuando la libertad no se utiliza de manera adecuada. Las distracciones y la caída de rendimiento son indicios que se deben evaluar para evitar que se produzcan problemas mayores.
Desafortunadamente, no hay una regla común que permita a las empresas utilizar el máximo de Internet para sus negocios, motivar y confortar a sus colaboradores, sin tener ningún tipo de pérdida con ese proceso. Las políticas de uso de internet, o incluso políticas de seguridad, para buena parte de los negocios necesitan defender intereses a menudo opuestos.
Lo más importante, sin embargo, es tener mecanismos que ofrezcan visibilidad para la empresa, directores, gestores, coordinadores, etc. de lo que se está consumiendo de Internet, y cuánto está impactando positiva o negativamente en los negocios.
Gestión de contenido en el entorno corporativo
El término gestión de contenido puede llevar a un conjunto grande de significados, pero dentro del mercado de seguridad de la información, está muy asociado a la clasificación de URLs basada en el contenido que la misma ofrece.
Con las herramientas de gestión de contenido generalmente las direcciones URL se clasifican en grupos de interés, permitiendo que las reglas se puedan aplicar de manera más adecuada para los diversos sectores de un negocio, que sabiamente, tiene necesidades diferentes.
La flexibilización ofrecida por herramientas de gestión de contenido web, o control de sitios basado en categorías, es un gran poder para gestores. Además de la visibilidad, hay posibilidad de controlar lo que puede o no ser accedido.
Visibilidad sobre los contenidos accedidos
Conocer lo que es utilizado por los usuarios, analizar el tipo de consumo de determinados sectores, además de otras facilidades, ofrece a los gestores mucho más conocimiento para una toma de decisión, en lugar de simplemente bloquear determinados accesos.
Además, la correlación de eventos, cuando es posible, trae más asertividad para identificar la falta de productividad, asociada al mal uso de Internet. Los informes deben ser analizados con estacionalidad mensual, o de acuerdo con la necesidad de cada negocio.
Generalmente los gestores y las personas interesadas se sorprenden cuando una herramienta se coloca sólo para clasificar el perfil de acceso de personas, sectores y empresa como un todo. Normalmente la reacción, en estos casos, es solicitar el bloqueo de los sitios, que no tienen relación con la actividad final de los colaboradores.
Sin embargo, bloquear no siempre es la mejor acción; eso va a depender mucho del negocio, pero se sabe que tener acceso a redes sociales y otros contenidos, en algunos casos, puede impulsar la productividad del colaborador, sea como una estrategia de descompresión, o incluso para buscar insights.
La visibilidad, por lo tanto, da un gran poder para que las empresas definan de qué manera van a tratar el uso de Internet en sus ambientes para potenciar cada vez más sus negocios, respetando, dentro de lo posible, el interés de todas las partes involucradas.
Control sobre el uso de Internet
Antes de efectuar controles es interesante ganar visibilidad, pues de esa forma la aplicación será consciente, y más importante: los resultados podrán ser confrontados. Los controles, cuando se aplican sin un propósito claro, pueden causar resistencias innecesarias dentro del negocio.
El hecho es que, con herramientas de gestión de contenido, es posible alinear el tipo de acceso a la necesidad del sector. Por ejemplo, un sector financiero puede estar vinculado a categorías que remiten a bancos, instituciones financieras, bolsas de valores, mercado de cambio, mientras que un sector de marketing puede tener acceso sólo a medios sociales, blogs y similares.
Esto proporciona una personalización del uso de Internet, que respeta las necesidades laborales de determinado sector, pero que también atiende al principio básico de una empresa que es generar excelentes resultados, optimizando sus recursos.
El punto crucial, y la contribución de este post, está asociado a la importancia del conocimiento, por parte de gestores, de soluciones de seguridad de la información que posibiliten clasificación de URLs en categorías y similares, ofreciendo mayor visibilidad sobre el uso de Internet, y que permitan generar cambios para garantizar más adherencia al negocio.
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