E-mail corporativo, consejos para el uso eficiente

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El correo electrónico es uno de los medios de comunicación más difundidos en entornos corporativos. El recurso surgió alrededor de 1970 y su historia reserva algunas curiosidades. Por ejemplo, ¿sabía usted que el correo electrónico precede al Internet y que fue crucial para la creación del mismo? Pues bien, los estándares para la codificación de mensajes de correo electrónico fueron propuestos en 1973, sin embargo el primer e-mail fue enviado en 1970, teniendo el formato inicial similar a un mensaje textual enviado por celular. Las evoluciones de Internet, y del correo electrónico propiamente, contribuyeron a la creación de esta herramienta ampliamente utilizada por personas en todo el mundo.

Siga leyendo este post para tener acceso a algunos consejos sobre cómo utilizar de manera eficiente el correo electrónico corporativo, evitando que el mismo se convierta en villano de la productividad. Los temas abordados en esta línea serán: Verificación eficiente de e-mails, organización de la bandeja de entrada, respondiendo de manera objetiva y clara, utilización de antispam, entre otros consejos esenciales para el buen uso del e-mail. ¡Compruebe!

¿Cuándo utilizar e-mails?

Esta pregunta parece trivial, sin embargo algunas personas cometen equívocos básicos, como la aplicación del correo electrónico en las comunicaciones corporativas. En este momento debemos utilizar el sentido común y evaluar cada situación, para establecer el mejor formato de comunicación. Por ejemplo: si la comunicación requiere un retorno rápido, usted debe priorizar la comunicación por teléfono evitando comprometimiento de plazos, para tratar un determinado asunto. Si el asunto a ser tratado es complejo, o delicado, evite el uso del e-mail. Estos temas potencian las posibilidades de interpretaciones equivocadas de contenidos, pudiendo causar trastornos de difícil contorno. En estos casos, es orientado que el tema sea discutido verbalmente (medios de comunicación que utilicen voz, o reuniones presenciales), y el e-mail sea utilizado, única y exclusivamente, para la formalización de los puntos acordados, manteniendo registro de lo que fue discutido.

La alineación del medio de comunicación evita una serie de inconvenientes, por lo que esté atento a esta sugerencia y mejore el uso del e-mail en sus comunicaciones.

Verificación eficiente de los e-mails corporativos

¿Alguna vez has pensado cuánto tiempo de tu día invierte contestando e-mails? Probablemente el tiempo invertido es muy alto. La investigación realizada por Officetime revela que el 40% de las personas invierte de una a tres horas en la verificación y respuesta de correos electrónicos diariamente. En esta perspectiva, usted debe evaluar un punto crucial: algunas funciones organizacionales requieren un seguimiento más intenso de los correos electrónicos; para estos casos, tendremos consejos específicos en el curso de este post, y para todos los demás la sugerencia es proceder de la siguiente manera: Establezca momentos específicos del día para comprobar la recepción de mensajes. En este sentido, aplique esfuerzos para evitar fugas asociadas al uso del e-mail.

Inicie este proceso deshabilitando alertas que puedan mover su atención al correo electrónico corporativo. En este sentido algunas orientaciones son pertinentes: Para las personas que trabajan con monitores replicados, evite dejar el e-mail abierto en pantalla secundaria; eso seguramente le ayudará a mantener el foco en las actividades. Desactive todo y cualquier alerta emitida por el correo electrónico. Entienda como «alertas», las popups de webmails, alertas de sistemas gestores de correo electrónico (Outlook, Thunderbird, etc.), o cualquier otro mecanismo que pueda llamar su atención a la visualización del correo electrónico corporativo. En este sentido, una sugerencia muy importante es eliminar, incluso, alertas del celular, para evitar pérdida de atención generada por las señales emitidas a través del dispositivo móvil.

La eliminación de las alertas es el primer paso, pero es necesario definir los horarios que verifica su bandeja de entrada de correo electrónico. Pruebe algunas opciones y seleccione la que sea más conveniente para su rutina de trabajo. Por ejemplo, las verificaciones al inicio de la mañana, finales de la mañana y medio de la tarde, pueden ser suficientes para su rutina de trabajo.

El secreto es establecer medios para dominar el recurso, y no ser dominado por él, por lo que la importancia de establecer rutina para la verificación de los e-mails corporativos.

Organización de la bandeja de entrada

Es posible que usted ya tome esta actitud, o haya escuchado algunas orientaciones en este sentido. Sin embargo, si aún no aplica ninguna técnica de organización, inicie el proceso inmediatamente. En cuanto a la organización de los correos electrónicos, hay muchas opciones y usted puede elegir la más adecuada para su realidad. Por ejemplo, es posible organizar su bandeja de entrada por temas, sectores, grupos de clientes o aún utilizar técnicas GDT, para establecer prioridades y administrar de forma más optimizada su bandeja de entrada. Si opta por utilizar la técnica de GTD, cree carpetas con los siguientes nombres: «Hacer ahora», «Dejar para después», «Comenzar pronto» y «Delegar». Cuando realice sus comprobaciones diarias en la bandeja de entrada de correo electrónico, organice sus mensajes de acuerdo con estas instrucciones y destine el tiempo adecuado para responder a cada tipo de correo electrónico.

Es importante resaltar que usted puede combinar la técnica de GTD con otros filtros, para facilitar la gestión de su bandeja de entrada. Hablando de filtros, utilícelos siempre que sea posible; esto reducirá su trabajo de clasificación de los e-mails. Haga también uso de marcadores, pues que ayudan en la identificación visual de los e-mails.

Las respuestas objetivas siempre son la mejor opción.

Como se informó anteriormente, largas explicaciones y asuntos complejos no deben ser tratados por e-mail, evitando interpretaciones equivocadas, o pérdida de interés en la lectura del contenido. Escribiendo e-mails puntuales, usted reduce las posibilidades de ser mal interpretado además de ahorrar tiempo, ampliando su productividad.

Además de ser objetivo, es fundamental que el e-mail sea claro, por eso piense en respuestas que no dejen margen para dobles interpretaciones. En este sentido cabe resaltar la importancia de la utilización de lenguaje adecuado para cada tipo de comunicación, incluyendo cuidado especial frente a conceptos de puntuación y ortografía.

Un e-mail bien redactado credibiliza su negocio, y sobre todo su persona, sin embargo, en contra partida lo mismo puede traer efecto contrario, por eso es importante orientar a los colaboradores en cuanto a los cuidados que deben ser tomados durante la redacción de los e-mails.

E-mail corporativo para fines personales

A pesar de ser algo aparentemente obvio, muchas veces colaboradores confunden el propósito del correo electrónico corporativo y pasan a utilizarlo para fines personales. Esta actitud es muy nociva al medio corporativo, ya que impacta en la productividad del colaborador, ocupa el recurso de la empresa con datos no corporativos y encima puede traer problemas de seguridad al servicio de correo electrónico corporativo. Por ello es de suma importancia que la empresa tenga reglas claras para la utilización del recurso, evitando que este tipo de práctica sea diseminada por los colaboradores.

Cuidado con los mensajes no solicitados (Spam)

Por último, pero no menos importante, haga una reflexión sobre el número de mensajes spam recibidos por correo electrónico corporativo. El exceso de spam en la bandeja de entrada de sus empleados puede tomar tiempo y generar inconvenientes difíciles de reparar si su empresa no tiene soluciones adecuadas para la seguridad de los correos electrónicos.

En lo que se refiere a spam, podemos resaltar algunos efectos nocivos al medio corporativo. El primero de ellos está asociado a la productividad, ya que la selección y remoción de los e-mails no válidos, en algunos casos, puede generar pérdida de tiempo, además de potenciar la posibilidad de remoción de e-mails legítimos, reflejando en perjuicios aún mayores para la empresa.

En este sentido es imprescindible reducir, de manera expresa, la aparición de spam en el correo electrónico corporativo, a través de la implantación de soluciones enfocadas en la seguridad de e-mails, incluyendo antispam y otros mecanismos de control que garanticen seguridad y mejoren la experiencia de los usuarios.

En este post fue posible alinear algunas reflexiones sobre cómo el e-mail puede influir en la productividad de los colaboradores, así como alternativas procesales y técnicas para minimizar estos impactos en el medio corporativo. ¿Alguna vez se ha detenido a pensar en cómo influye el e-mail la productividad de los empleados de su empresa? Cuéntenos su experiencia.

Willian Pandini
willian.pandini@ostec.com.br
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