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La evolución tecnológica ha contribuido a viabilizar cambios sustanciales en la relación empresa/colaborador, posibilitando el surgimiento de modelos diferenciados de trabajo. Trabajar en casa y entregar resultados equivalentes, o incluso superiores, a aquellos entregados en el modelo presencial, es el gran desafío para empresas y empleados que desean entrar en la movida del home office.
Los números se basan en la idea de que trabajar en casa ofrece ventajas tanto para las empresas como para los empleados. Reducción de costos, aumento de la productividad, compromiso y motivación de los empleados son algunos beneficios para la empresa. Confort, flexibilidad y tiempo figuran entre las ganancias para los empleados. En los Estados Unidos, la mayor economía del mundo, el 40% de los empleados trabaja en la modalidad de home office, y en Brasil, el 26% de las grandes empresas ya adoptan esa alternativa.
Aunque es un tema en evidencia, el home office todavía trae una serie de dudas para los empleadores y empleados. Al final, ¿cómo implantar esta modalidad de trabajo? ¿Cómo organizar el workflow del equipo? ¿Cuáles son los desafíos de adoptarse el home office? Continúe leyendo el post y tenga acceso a las respuestas a estas indagaciones.
¿Cómo puedo implementar el home office en mi empresa?
Primero formalice los procedimientos y la conducta para las actividades de Home Office. El registro de forma escrita reduce considerablemente futuros cuestionamientos y conflictos. La transferencia del presencial hacia el remoto establece una nueva relación entre los colaboradores y líderes. Al final, ya no existe el contacto cercano y físico. Las reglas han cambiado, así que es importante establecer cómo funcionan los protocolos y los nuevos procedimientos. Tal vez, una comunicación eficaz sea el mayor desafío de la implantación del home office, así como el mantenimiento/perfeccionamiento de la calidad de las entregas. En los ítems siguientes, recopilaremos algunos puntos para facilitar el proceso de implantación del modelo.
Gestión de la comunicación y tareas
Si su empresa aún no tiene, se aconseja la implantación de herramientas (software) que formarán parte de la rutina de trabajo de los colaboradores, facilitando la interacción entre los equipos. Elija una herramienta para la gestión de tareas, como Pipefy, Trello, o cualquier otra herramienta que desee. Con la aplicación de un software es más fácil, y tangible, controlar las entregas de los colaboradores e interactuar durante el proceso.
También es importante definir herramientas para estrechar la comunicación con el colaborador, en este caso una sugerencia válida es Skype, que puede ofrecer funciones de chat y video conferencia, posibilitando comunicación eficiente con colaboradores de la propia empresa y clientes. Además de las herramientas alistadas, existen otras posibilidades en el mercado enfocadas en colaboración corporativa, que pueden facilitar la comunicación, garantizando integración entre los equipos, independientemente del lugar donde esté el colaborador. Evalúe las opciones, y aplique la que mejor atienda las necesidades del negocio.
Garantizar el secreto de la información corporativa
Sin duda, el mayor desafío para la implementación del modelo home-office está asociado al secreto de las informaciones. A pesar de que tenemos una infinidad de puntos que abarcar en este sentido, traemos sólo aquellos considerados más relevantes, para que su empresa pueda evaluarlos y aplicarlos, cuando conveniente.
La primera reflexión está asociada al equipo que se utilizará en la actividad de home office. En este sentido encontramos dos posibilidades, cada una con cuidados específicos. Si su empresa optar por ofrecer equipo (laptop, tablet, etc.) para uso del colaborador, es importante cerciorarse que el mismo posea requisitos mínimos de seguridad, para la ejecución de las actividades. Los requisitos de seguridad esenciales son: sistema operativo original y actualizado, antivirus, de preferencia no gratuito, y también actualizado. La aplicación de controlador de dominio en los portátiles corporativos también ayuda en el proceso de control, evitando la instalación de aplicaciones no homologadas por la empresa. En el caso de que el dispositivo utilizado sea del propio colaborador, la aplicación de controles queda más restringida, pero cabría a la empresa sugerir la aplicación de buenas prácticas para evitar cualquier tipo de inconveniente, sobre todo pérdida o filtración de datos.
Otro punto muy relevante es el establecimiento de conexiones seguras, para acceso a archivos y sistemas, en la estructura de la empresa. Esta medida es necesaria ya que normalmente las redes utilizadas por los colaboradores, en sus casas, o demás lugares donde realizan sus actividades (restaurantes, centros comerciales, aeropuertos, etc.), no tienen grado de seguridad adecuado. Por lo tanto, para garantizar la seguridad en las comunicaciones se aconseja el uso de VPNs, posibilitando una comunicación segura con la empresa.
Si su empresa opta por utilizar Skype como el comunicador instantáneo estándar, también sugerimos la aplicación de una solución específica para auditoría del uso de la herramienta, dentro y fuera de la empresa. A través de la solución para auditoría del Skype, su empresa podrá analizar cualitativamente las atenciones, aplicando ajustes cuando sea conveniente.
Seleccionar las personas
Otro punto muy relevante en el proceso de implantación del modelo home office está asociado al proceso de selección de personas con perfil adecuado para realizar este tipo de actividad. De hecho los colaboradores necesitan tener un alto grado de madurez y compromiso, para que las actividades de home office traigan resultados satisfactorios, o incluso superiores, a las actividades ejecutadas en el ambiente corporativo. Otro detalle muy importante es dejar claro, al principio del proceso, los beneficios asociados a este modelo, así como las obligaciones de los participantes elegidos en el proceso de selección.
Para ejemplificar lo expuesto, utilizaremos el caso del Banco de Brasil, en cuanto a los criterios de selección para el modelo home office. Para seleccionar a los participantes, el Banco de Brasil adoptó los siguientes criterios: evaluación de desempeño de los candidatos y entrevistas. En el caso del BB, sólo es elegible al proceso de home office, colaboradores con historial de desempeño y de compromiso con horarios.
Capacitar a los empleados, para facilitar el proceso de adaptación al nuevo modelo, también es de gran valor, así como el inicio gradual de la aplicación del modelo, evitando grandes cambios organizacionales. El secreto está en experimentar y ajustar la realidad de cada negocio.
¿Cómo queda la legislación laboral?
A partir del 16 de diciembre de 2011 el artículo 6 de la CLT (Consolidación de las Leyes Laborales de Brasil) fue modificado, equiparando la modalidad de home office (trabajo en casa) o anywhere office (trabajo desde cualquier lugar), a la modalidad de trabajo presencial, tal como se presenta a continuación:
Art. 6º. No se distingue entre el trabajo realizado en el establecimiento del empleador, el ejecutado en el domicilio del empleado y el realizado a la distancia, desde que estén caracterizados los presupuestos de la relación de empleo. Párrafo único. Los medios telemáticos e informatizados de comando, control y supervisión se equiparan, para fines de subordinación jurídica, a los medios personales y directos de comando, control y supervisión del trabajo ajeno.
Es importante resaltar que antes de aplicar la modalidad en su empresa se aconseja buscar otras fuentes de referencia, incluso asesoría jurídica, para mejor entendimiento de la metodología y sus impactos en ambiente corporativo.
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