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La disponibilidad de Internet está cada vez más relacionada con el tema de continuidad de negocios. Las empresas de cualquier tamaño tienen varios tipos de pérdida en la falta de Internet, tangibles e intangibles.
Aquellas que venden por internet logran medir más fácilmente el costo del minuto o la hora de parada. Las que no poseen Internet como actividad final, aunque lo necesitan diariamente, ya sea para pago de cuentas, compra de suministros, relación con clientes y socios, tienen mayor dificultad para encontrar el costo de la indisponibilidad de la red.
¿Alguna vez ha comprobado cómo se puede medir las pérdidas derivadas de la indisponibilidad de conexión a Internet? El resultado puede ayudarle a aprobar proyectos de mejora interna, ya sea en la adquisición de enlaces, o en soluciones relacionadas a ofrecer mayor control en la gestión de múltiples conexiones a Internet.
A continuación se indican algunos pasos para identificar cuánto su empresa o su sector pierden durante la indisponibilidad de Internet. Son 6 pasos que pueden traer gran valor al ambiente.
#1 Defina un sector
Los sectores tienen necesidades diferentes en el uso de Internet. Para algunos, como comercial, marketing, investigación y desarrollo, el Internet está presente durante buena parte de la jornada de trabajo. Para otros más soportables para actividades off-line, el impacto no es tan grande.
Por ello, es muy importante seleccionar un departamento que se utilizará para la evaluación. Recuerde: los sectores utilizan y dependen de Internet de manera diferente, por lo que replicar el modelo/fórmula, generalizando los sectores, ciertamente causará falsos positivos en su resultado.
Ejemplo: Investigación y desarrollo.
#2 Entienda el funcionamiento del departamento
Entreviste a los colaboradores del sector y verifique la cantidad de sistemas utilizados que dependen de Internet, relacionando el uso y la frecuencia (diaria, semanal y mensual) en que los mismos son necesarios.
El resultado de esta etapa es tener claramente el grado de dependencia de Internet que posee el sector para la realización de sus actividades laborales, y lo que eso representa en términos de carga horaria a lo largo de un período, como un mes.
Ejemplo: Un departamento utiliza un conjunto de 8 sistemas, de los cuales 6 de ellos dependen de Internet. 4 son de uso diario, 2 de uso semanal y otros 2 se utilizan solamente para publicación mensual de los trabajos realizados, que pueden ser producidos sin conexión y transmitidos hasta el final de cada mes.
#3 Cuantifique la necesidad de internet con las actividades del sector
Una vez conocido el funcionamiento del sector, la dependencia de los sistemas que usan Internet y la frecuencia en que se utilizan, es de suma importancia transformar ese conocimiento en números, para que puedan ser cuantificados. Como ejemplo, se puede listar el número de colaboradores, su carga horaria semanal y la media consumida a través de los sistemas de internet.
Ejemplo: Departamento compuesto por 12 colaboradores que trabajan 8 horas al día, siendo que la media de 5 horas (de todos) son utilizadas para el uso de los 6 sistemas listados en internet.
#4 Defina un elemento organizativo tangible para medir el impacto
El impacto tangible de la indisponibilidad de Internet sólo puede ser calculado si logramos establecer una relación coherente entre la dependencia de Internet y un elemento interno que permita transformar la dependencia en un número. Dependiendo de la información a la que tenemos acceso, no es posible establecer una relación de impacto financiero directo, pero pueden realizarse simulaciones para generar atención sobre el asunto.
Lo más común es hacer uso de nómina, pues no sólo conseguimos asociar la productividad (que para algunos sectores es intangible), pero especialmente al pago que está siendo realizado por una jornada menor de horas que no puede ser totalmente realizada o concretada por la indisponibilidad del servicio de internet.
Ejemplo: La nómina del sector es de R$ 72.000,00 por mes.
#5 Construya la fórmula y entienda los resultados generados
Una vez que se haya cuantificado la dependencia de Internet, el tiempo promedio de uso para determinadas actividades, y un elemento interno o externo para establecer la relación del impacto financiero, por ejemplo, es fácil construir una fórmula que permita evaluar el costo del minuto o tiempo parado.
Ejemplo: El valor de la hora parada para un departamento con 12 personas, con el perfil de nómina citado, es de aproximadamente R$ 327,00. En caso de caídas semanales de al menos 2 horas, al final del mes el impacto, sólo para ese sector es de R$ 2.618,00.
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#6 Muestre los resultados encontrados
Teniendo un historial de indisponibilidad del servicio se vuelve aún más fácil llegar a valores exactos de impacto, así como replicarlo a los demás sectores o para toda la empresa. Sólo no olvide que diferentes sectores tienen distintas necesidades de uso de Internet, así que es importante evaluar cuidadosamente que no hay falsos positivos.
El resultado final, en la gran mayoría de los casos, es que el valor sobre la nómina es siempre mucho mayor que las inversiones necesarias para mantener un ambiente con alta disponibilidad. En aquellos casos en que no sea así, significa que de hecho has encontrado un medio de entender cuándo será el momento adecuado.
Para finalizar, no olvide que estamos analizando solamente impactos que pueden ser fácilmente medidos. Dependiendo de la rama de actuación de la empresa, la indisponibilidad afecta a clientes y socios, y por consiguiente la imagen, credibilidad y tantos otros aspectos intangibles extremadamente importantes para el éxito de las organizaciones.
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