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Hay muchas maneras de calcular los daños generados por el mal uso de Internet en el entorno corporativo, así como existen innumerables formas de un colaborador, intencionalmente o no, usar de manera inadecuada este recurso.
Las soluciones de seguridad de la información siempre buscan garantizar el máximo de privacidad, integridad y disponibilidad de la información, y al alcanzar estos requisitos, también pueden ofrecer un propósito secundario que es la productividad.
La cantidad de atractivos en Internet, sumada al hecho de que los colaboradores utilizan computadoras en sus actividades diarias, evidencia la necesidad del establecimiento de políticas de acceso que también aseguren distracciones, una vez que éstas impactan directamente en la productividad de los colaboradores, trayendo perjuicios financieros a las empresas.
Básicamente existen 2 formas rápidas de calcular cuánto cuesta la falta de productividad (o mal uso de Internet) en ambientes corporativos: cantidad de horas gastadas en contenidos no asociados a las actividades laborales, y ordenador no disponible por uso inadecuado.
En este artículo vamos a mostrar cómo utilizar un cálculo simple para justificar inversiones en soluciones de seguridad, o entonces aplicación de políticas más adecuadas al negocio.
Improductividad causada por la distracción
Iniciamos este párrafo con una reflexión: ¿cuántos de nosotros utilizamos Internet como válvula de escape, durante el horario de trabajo? Eso es sano, y perfectamente válido para personas que tienen sentido común y saben darle la libertad proporcionada.
Desafortunadamente no es el caso de la mayoría de la gente. El momento actual evidencia la alta comunicación, interconexión, el compartir que causa, además de una dependencia digital, gran ansiedad en los individuos, generando impulsos irracionales que llevan a los mismos a acceder a redes sociales, o sitios de entretenimiento, en momentos inoportunos, trayendo perjuicios personales y profesionales.
Cada vez que se realiza, siendo racional o no, se genera una desconexión con la actividad primaria, llevando mucho tiempo para que el nivel de concentración, después de retomar el trabajo, llegue al mismo punto en que fue desviado.
Los teléfonos móviles pueden ser grandes villanos, y los ordenadores sin una adecuada política de acceso a Internet, puede tener un impacto negativo en la empresa. En muchos casos se necesita un equipo mayor para realizar un trabajo simplemente porque hay mucho desperdicio de tiempo, o falta de enfoque.
En varios otros casos, hay una pérdida natural de tiempo diario con accesos no relacionados al trabajo, que por no tener una restricción o conciencia, se generan en cualquier momento.
Estas distracciones, sumadas a lo largo del día, semanas y meses, y multiplicada por el número de Equipos y colaboradores, generalmente causan un gran asombro para las empresas.
En el contexto de estos puntos, yendo a la parte de números, es fácil identificar el impacto financiero directo causado por la improductividad. Para ejemplificar, trabajaremos con el siguiente escenario:
Tiempo desperdiciado por día (TDD): 1 hora;
Número de colaborares (NC): 50;
Horas desperdiciadas (HD): ((TTD*NC)*20 (días)) = 1000 horas.
Esto significa 1000 horas perdidas al mes. Si el valor promedio de la hora pagada al colaborador es de R$ 15,00, el impacto mensual generado sería de R$ 15.000,00. Si el valor promedio de la hora pagada al colaborador es de R$ 15,00, el impacto mensual generado sería de R$ 15.000,00. Estos números son bastante conservadores y sólo tienen en cuenta las horas improductivas. Sin embargo, la distracción en muchos casos causa otros errores operativos que pueden afectar a áreas críticas de la empresa, acarreando en perjuicios aún más relevantes para la organización.
El tiempo perdido por la indisponibilidad de equipos
No tan destructivo como la improductividad causada por la distracción, pero también causando impactos negativos al negocio, tenemos la indisponibilidad de recursos de la empresa, ocasionada por actividades de colaboradores mal instruidos en el ambiente de trabajo.
Esto puede ser generado de varias maneras, pero la principal está asociada a consumir contenidos maliciosos que dejan el ordenador lento, con problema de bloqueo, o indisponen totalmente el recurso.
Si la empresa no tiene equipos para sustituir, aquel colaborador que depende del ordenador para realizar sus actividades diarias, se quedará literalmente parado esperando el mantenimiento del equipo.
Dependiendo del tamaño del equipo de TI, el plazo para disponer de un nuevo equipo puede ser muy alto, haciendo que el empleado pierda un día entero de trabajo. Si usted tiene antecedentes de este tipo de ocurrencia, basta multiplicar la cantidad de horas de indisponibilidad por el valor hora promedio del colaborador.
La suma, al final del mes, dará una noción bastante clara de daño directo, además de otros colaterales que pueden ocurrir como consecuencia del colaborador no estar en su puesto ejecutando sus funciones.
La percepción financiera no es tan alta como las distracciones en Internet, pero puede ser fácilmente utilizado para justificar la compra de equipos de reserva para tenerse un tiempo de reposición más bajo ante una ocurrencia similar.
Estos dos enfoques iniciales causan en muchos casos efectos extremadamente positivos en lo que se refiere a la mayor atención de gestores y empresarios en cuanto al asunto. Como los ordenadores, Internet y etc. son muy comunes actualmente, se corre el riesgo de ciertas situaciones, que impactan negativamente en los resultados de la empresa, pasar desapercibidas de los gestores.
No existe una solución única para resolver el problema de productividad, esto varía mucho de la cultura, del segmento de la empresa y varias otras variables. Lo importante, sin embargo, es tener momentos de descompresión, usando Internet, pero que se tenga límite de horarios, o quioscos por la empresa, ecualizando las expectativas de las empresas, y también de los colaboradores.
¿Cómo gestiona usted el uso de Internet en su empresa? ¿Ha evaluado cuánto tiempo puede estar perdiendo y cómo puede ayudar a los gestores a mejorar los resultados de toda la empresa? Cuéntenos sus experiencias.
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