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La productividad en los entornos corporativos modernos está cada vez más relacionada con la comunicación: ya sea en formato escrito, por teléfono o personalmente, la tecnología busca formas de aproximar negocios y facilitar procesos. En este sentido podemos destacar los comunicadores instantáneos corporativos, esenciales para la relación de la empresa con clientes, asociados y proveedores, así como para la transmisión de informaciones entre sus colaboradores.
En este contexto, cada vez más empresas apuestan a Skype como una solución para la comunicación corporativa, debido a las diversas ventajas que esta herramienta presenta sobre los medios tradicionales. Según datos de Microsoft, el 50% de las personas del mundo utilizan Skype para llamadas de vídeo, y este número sólo tiende a crecer. En el entorno corporativo la herramienta aporta diversos beneficios financieros y de gestión, pero requiere también algunos cuidados con relación al control y auditoría del Skype.
Ventajas del uso de Skype en la comunicación corporativa
Reducción de los gastos con llamadas
Esencial para el funcionamiento de cualquier empresa, las llamadas pueden ser un peso en el presupuesto, principalmente ante la necesidad cada vez mayor de llamadas internacionales o para dispositivos móviles. Skype permite realizar llamadas a tarifas mucho más pequeñas que las cobradas por los operadores de telefonía, a través del uso de créditos de Skype, por ejemplo, permitiendo a la empresa reducir sus gastos sin afectar la calidad de la comunicación y los servicios prestados.
Monitoreo de los gastos
A través de Skype Business, el emprendedor puede administrar y supervisar los gastos de la empresa relacionados con la comunicación de forma más eficiente. La herramienta permite la configuración de diferentes cuentas para el equipo, la asignación de crédito y el monitoreo constante de los gastos de cada colaborador.
Reducción de los gastos de viaje
Una de las grandes ventajas de Skype es la posibilidad de sustituir reuniones presenciales a través de videoconferencias. La herramienta permite conexiones en grupo con hasta diez usuarios, facilitando proyectos colaborativos y reuniones con clientes, y evitando los gastos de viajes como pasajes y hoteles.
Contacto entre los colaboradores
Skype también contribuye a la comunicación interna en el entorno corporativo a través de los mensajes instantáneos. Estas confieren mayor eficiencia y practicidad para el contacto entre los colaboradores, ya sea para chequear el progreso de un proyecto, quitar las dudas, o enviar documentos.
Contacto con clientes
Por ser una herramienta de comunicación bastante común, se puede utilizar Skype como forma de comunicación gratuita con clientes que también sean usuarios. Al poner a disposición este contacto en su sitio web, la empresa garantiza una reducción de costos de comunicación y practicidad también para sus clientes.
La importancia de la auditoría de Skype
A pesar de todas las ventajas del uso de Skype como medio de comunicación en el ambiente corporativo, es necesario que la empresa esté atenta a las formas de controlar su utilización. La auditoría del Skype, a través de la grabación de las conversaciones establecidas vía chat, preservación del historial de estas conversaciones por tiempo hábil, control sobre la transferencia de archivos evitando fuga de informaciones, además de estadísticas de uso, son algunos ejemplos de actividades que auxilian en el mantenimiento de la seguridad sobre este tipo de comunicación.
El uso profesional y productivo de este recurso, tan importante para las empresas en los días actuales, es primordial, debiendo inspirar cuidados de los profesionales responsables por la seguridad de los datos corporativos.
El mercado presenta hoy en día diversas soluciones de seguridad para la comunicación empresarial. El producto OSTEC Control de Skype ofrece una capa de protección a la utilización de la herramienta, permitiendo a los gestores auditoría de Skype, y asegurando que su uso sea adaptado a la realidad del negocio en cuestión, sin que los empleados reduzcan la productividad por cuenta de distracciones.
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