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El servicio de correo electrónico ha crecido de forma impresionante desde que fue creado y actualmente es una plataforma de comunicación ampliamente utilizada, especialmente en el mundo de los negocios, incluso con tantos otros mecanismos para mejorar la comunicación en las organizaciones.
Esto ocurre teniendo en cuenta que la oferta del servicio de correo electrónico ha pasado por algunos cambios. Muchas empresas todavía tienen servicio de correo electrónico tradicional, contratado en formato de hosting, que se almacena fuera de la empresa. Hay también aquellas que optan por mantener el recurso dentro de su estructura, cada cual adaptándose a la realidad y criticidad de su negocio.
Sobre el punto de vista del uso, una gran parte de las empresas utilizan cliente de correo electrónico, que se conecta al servidor para visualizar y enviar correos electrónicos. Todavía hay empresas que utilizan webmail, en condiciones complementarias al cliente de e-mail, o de forma exclusiva.
Muchos clientes de correo electrónico y webmail han ido incrementando recursos útiles a los usuarios a lo largo del tiempo, como agenda / calendario, tareas y anotaciones, porta archivos, entre varias otras facilidades. Esas aplicaciones generalmente también permiten integración con smartphones y tablets, para garantizar que todo esté debidamente sincronizado entre el ordenador y el móvil.
El punto es que aunque este formato puede atender a algunas necesidades individuales de usuarios, las organizaciones son cada vez más complejas, y dependiendo especialmente de su tamaño, este formato pasa a no ser aplicable / viable, pues hay una tendencia natural de mayor compartición entre los diferentes los usuarios, que el modelo convencional no ofrece.
Las agendas, anotaciones y otros recursos son a menudo locales, no permitiendo la facilidad de compartir con otros usuarios. Por lo tanto, compartir carpetas de correos electrónicos, agendas, libretas de direcciones (contactos) y otros es una actividad muy compleja.
Para resolver estas limitaciones además de agregar varios otros beneficios, surgió el concepto de suite de colaboración. El nombre es bastante sugestivo y pone el servicio de correos electrónicos como una característica disponible, a diferencia del servidor de e-mail tradicional, que sólo tiene el propósito de intercambio de mensajes.
Compartiendo e-mails
En una suite de colaboración es natural que un determinado usuario pueda compartir correos electrónicos y carpetas con otros usuarios. Esto es posible porque todos los datos se almacenan en el servidor de e-mails, que puede estar localmente en la empresa, o en un centro de datos.
La característica de compartir correos electrónicos puede acelerar mucho la comunicación entre equipos con un interés común, como por ejemplo un equipo comercial, soporte técnico y otros. Otro aspecto interesante del recurso es el ahorro de almacenamiento. En este caso, el dato se almacena sólo una vez, y no se replica para todos los que tienen acceso.
Muchas suites de colaboración todavía permiten administrar los permisos de acceso al recurso compartido, trayendo seguridad y facilidades en la operación del recurso.
Gestión de contactos
Sufrir con la inconsistencia entre contactos registrados en el cliente de correo electrónico que no están en el webmail, que a su vez no son visibles en el celular, es algo muy común en el día a día de los usuarios. Este es un problema común para quien utiliza un servicio de correo electrónico tradicional, que aunque tiene recursos o aplicaciones para minimizar tales limitaciones, no entregará la funcionalidad de forma transparente, como cuando se utiliza una suite de colaboración.
En estas plataformas los contactos pasan a ser gestionados de manera centralizada para el usuario, y pueden incluso ser compartidos entre todos o sectores de una empresa. Por ejemplo, un asistente comercial puede ser responsable de mantener una libreta de direcciones actualizada de todos los contactos relevantes para la empresa.
Estos contactos, a su vez, se comparten con todos los miembros del equipo en cuestión, siendo las actualizaciones replicadas para todos los usuarios. De la misma manera una secretaria ejecutiva puede gestionar y categorizar diversos contactos para sus directivos y similares.
Desde cualquier lugar, con cualquier dispositivo, de forma parcial o totalmente integrada, es posible acceder a dicha información. Esto es muy importante, ya que crea más comodidad y rapidez para las comunicaciones corporativas.
Agendas y recursos compartidos
El poder compartir y visualizar las agendas de otras personas de la empresa es un elemento sencillo y altamente eficaz desde el punto de vista de la organización y la comunicación.
Otro elemento común asociado al intercambio de agendas es la posibilidad de gestionar la asignación de recursos, como coches, salas de reuniones, recursos audiovisuales y otras facilidades que se comparte.
De esta manera, al crear una determinada agenda, como por ejemplo una reunión, se puede asociar el recurso «sala reunión 04» para la actividad, evitando conflictos de asignación, por parte de los colaboradores.
Siguiendo el mismo principio, los usuarios internos pueden ver las agendas compartidas, y basado en ello, programar sus compromisos de manera eficiente sin necesidad de intervención de terceros o software específico a tal fin.
Documentos
Aunque no reemplaza un servicio de archivos corporativo, una suite de colaboración puede crear una referencia e indizar determinados elementos que son importantes tanto para el usuario, como para las personas de su grupo de interés.
El recurso de documentos, ofrecido por algunas suites de colaboración, permite incluso que ciertos tipos de archivos puedan ser creados y editados directamente en la suite, sin necesidad de un tercer software.
El secreto de la facilidad está en la posibilidad de compartir, inherente a las suites de colaboración que agregan mucho valor a su funcionamiento y por consecuencia a los usuarios.
Tareas
¿Qué tal manejar sus tareas o del equipo a través de la suite de colaboración, con posibilidad de seguimiento de status, compartir con el equipo y otras facilidades?
Este es uno de los recursos comunes en suites de colaboración, algunos de forma más especializada, otros de forma más superficial. El punto importante es que, para la organización personal, puede ser un facilitador.
También hay soluciones de colaboración que ofrecen integraciones con softwares de mercado, pudiendo así visualizar o incluso administrar de una aplicación más especializada el conjunto de tareas entre los equipos.
Dependiendo del fabricante existen varias otras soluciones embarcadas, como intranet, chats y otras facilidades. Lo importante en este caso es identificar lo que es más relevante para su negocio.
No toda empresa necesita recursos de colaboración, y sería injusto comparar de forma directa el servicio tradicional de e-mails (cliente de correo electrónico o webmail) con una suite de colaboración. Es importante aquí es entender los conceptos y la diferencia y validar lo que es más interesante para su empresa y sus equipos.
Interactúa con nuestro contenido, exponiendo sus experiencias con el uso de correos electrónicos colaborativos.
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