El servicio de correo electr\u00f3nico ha crecido de forma impresionante desde que fue creado y actualmente es una plataforma de comunicaci\u00f3n ampliamente utilizada, especialmente en el mundo de los negocios, incluso con tantos otros mecanismos para mejorar la comunicaci\u00f3n en las organizaciones.<\/p>\n
Esto ocurre teniendo en cuenta que la oferta del servicio de correo electr\u00f3nico ha pasado por algunos cambios. Muchas empresas todav\u00eda tienen servicio de correo electr\u00f3nico tradicional, contratado en formato de hosting, que se almacena fuera de la empresa. Hay tambi\u00e9n aquellas que optan por mantener el recurso dentro de su estructura, cada cual adapt\u00e1ndose a la realidad y criticidad de su negocio.<\/p>\n
Sobre el punto de vista del uso, una gran parte de las empresas utilizan cliente de correo electr\u00f3nico, que se conecta al servidor para visualizar y enviar correos electr\u00f3nicos. Todav\u00eda hay empresas que utilizan webmail, en condiciones complementarias al cliente de e-mail, o de forma exclusiva.<\/p>\n
Muchos clientes de correo electr\u00f3nico y webmail han ido incrementando recursos \u00fatiles a los usuarios a lo largo del tiempo, como agenda \/ calendario, tareas y anotaciones, porta archivos, entre varias otras facilidades. Esas aplicaciones generalmente tambi\u00e9n permiten integraci\u00f3n con smartphones y tablets, para garantizar que todo est\u00e9 debidamente sincronizado entre el ordenador y el m\u00f3vil.<\/p>\n
El punto es que aunque este formato puede atender a algunas necesidades individuales de usuarios, las organizaciones son cada vez m\u00e1s complejas, y dependiendo especialmente de su tama\u00f1o, este formato pasa a no ser aplicable \/ viable, pues hay una tendencia natural de mayor compartici\u00f3n entre los diferentes los usuarios, que el modelo convencional no ofrece.<\/p>\n
Las agendas, anotaciones y otros recursos son a menudo locales, no permitiendo la facilidad de compartir con otros usuarios. Por lo tanto, compartir carpetas de correos electr\u00f3nicos, agendas, libretas de direcciones (contactos) y otros es una actividad muy compleja.<\/p>\n
Para resolver estas limitaciones adem\u00e1s de agregar varios otros beneficios, surgi\u00f3 el concepto de suite de colaboraci\u00f3n. El nombre es bastante sugestivo y pone el servicio de correos electr\u00f3nicos como una caracter\u00edstica disponible, a diferencia del servidor de e-mail tradicional, que s\u00f3lo tiene el prop\u00f3sito de intercambio de mensajes.<\/p>\n
En una suite de colaboraci\u00f3n es natural que un determinado usuario pueda compartir correos electr\u00f3nicos y carpetas con otros usuarios. Esto es posible porque todos los datos se almacenan en el servidor de e-mails<\/strong>, que puede estar localmente en la empresa, o en un centro de datos.<\/p>\n La caracter\u00edstica de compartir correos electr\u00f3nicos puede acelerar mucho la comunicaci\u00f3n entre equipos con un inter\u00e9s com\u00fan, como por ejemplo un equipo comercial, soporte t\u00e9cnico y otros. Otro aspecto interesante del recurso es el ahorro de almacenamiento. En este caso, el dato se almacena s\u00f3lo una vez, y no se replica para todos los que tienen acceso.<\/p>\n Muchas suites de colaboraci\u00f3n todav\u00eda permiten administrar los permisos de acceso al recurso compartido, trayendo seguridad y facilidades en la operaci\u00f3n del recurso.<\/p>\n Sufrir con la inconsistencia entre contactos registrados en el cliente de correo electr\u00f3nico que no est\u00e1n en el webmail, que a su vez no son visibles en el celular, es algo muy com\u00fan en el d\u00eda a d\u00eda de los usuarios. Este es un problema com\u00fan para quien utiliza un servicio de correo electr\u00f3nico tradicional, que aunque tiene recursos o aplicaciones para minimizar tales limitaciones, no entregar\u00e1 la funcionalidad de forma transparente, como cuando se utiliza una suite de colaboraci\u00f3n.<\/p>\n En estas plataformas los contactos pasan a ser gestionados de manera centralizada para el usuario, y pueden incluso ser compartidos entre todos o sectores de una empresa. Por ejemplo, un asistente comercial puede ser responsable de mantener una libreta de direcciones actualizada de todos los contactos relevantes para la empresa.<\/p>\n Estos contactos, a su vez, se comparten con todos los miembros del equipo en cuesti\u00f3n, siendo las actualizaciones replicadas para todos los usuarios. De la misma manera una secretaria ejecutiva puede gestionar y categorizar diversos contactos para sus directivos y similares.<\/p>\n Desde cualquier lugar, con cualquier dispositivo, de forma parcial o totalmente integrada, es posible acceder a dicha informaci\u00f3n. Esto es muy importante, ya que crea m\u00e1s comodidad y rapidez para las comunicaciones corporativas.<\/p>\n El poder compartir y visualizar las agendas de otras personas de la empresa es un elemento sencillo y altamente eficaz desde el punto de vista de la organizaci\u00f3n y la comunicaci\u00f3n.<\/p>\n Otro elemento com\u00fan asociado al intercambio de agendas es la posibilidad de gestionar la asignaci\u00f3n de recursos, como coches, salas de reuniones, recursos audiovisuales y otras facilidades que se comparte.<\/p>\n De esta manera, al crear una determinada agenda, como por ejemplo una reuni\u00f3n, se puede asociar el recurso \u00absala reuni\u00f3n 04\u00bb para la actividad, evitando conflictos de asignaci\u00f3n, por parte de los colaboradores.<\/p>\n Siguiendo el mismo principio, los usuarios internos pueden ver las agendas compartidas, y basado en ello, programar sus compromisos de manera eficiente sin necesidad de intervenci\u00f3n de terceros o software espec\u00edfico a tal fin.<\/p>\n Aunque no reemplaza un servicio de archivos corporativo, una suite de colaboraci\u00f3n puede crear una referencia e indizar determinados elementos que son importantes tanto para el usuario, como para las personas de su grupo de inter\u00e9s.<\/p>\n El recurso de documentos, ofrecido por algunas suites de colaboraci\u00f3n, permite incluso que ciertos tipos de archivos puedan ser creados y editados directamente en la suite, sin necesidad de un tercer software.<\/p>\n El secreto de la facilidad est\u00e1 en la posibilidad de compartir, inherente a las suites de colaboraci\u00f3n que agregan mucho valor a su funcionamiento y por consecuencia a los usuarios.<\/p>\n \u00bfQu\u00e9 tal manejar sus tareas o del equipo a trav\u00e9s de la suite de colaboraci\u00f3n, con posibilidad de seguimiento de status, compartir con el equipo y otras facilidades?<\/p>\n Este es uno de los recursos comunes en suites de colaboraci\u00f3n, algunos de forma m\u00e1s especializada, otros de forma m\u00e1s superficial. El punto importante es que, para la organizaci\u00f3n personal, puede ser un facilitador.<\/p>\n Tambi\u00e9n hay soluciones de colaboraci\u00f3n que ofrecen integraciones con softwares de mercado, pudiendo as\u00ed visualizar o incluso administrar de una aplicaci\u00f3n m\u00e1s especializada el conjunto de tareas entre los equipos.<\/p>\n Dependiendo del fabricante existen varias otras soluciones embarcadas, como intranet, chats y otras facilidades. Lo importante en este caso es identificar lo que es m\u00e1s relevante para su negocio.<\/p>\n No toda empresa necesita recursos de colaboraci\u00f3n, y ser\u00eda injusto comparar de forma directa el servicio tradicional de e-mails (cliente de correo electr\u00f3nico o webmail) con una suite de colaboraci\u00f3n. Es importante aqu\u00ed es entender los conceptos y la diferencia y validar lo que es m\u00e1s interesante para su empresa y sus equipos.<\/p>\n Interact\u00faa con nuestro contenido, exponiendo sus experiencias con el uso de correos electr\u00f3nicos colaborativos.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" El servicio de correo electr\u00f3nico ha crecido de forma impresionante desde que fue creado y actualmente es una plataforma de comunicaci\u00f3n ampliamente utilizada, especialmente en el mundo de los negocios, incluso con tantos otros mecanismos para mejorar la comunicaci\u00f3n en las organizaciones. 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