El correo electr\u00f3nico es uno de los medios de comunicaci\u00f3n m\u00e1s difundidos en entornos corporativos. El recurso surgi\u00f3 alrededor de 1970 y su historia reserva algunas curiosidades. Por ejemplo, \u00bfsab\u00eda usted que el correo electr\u00f3nico precede al Internet y que fue crucial para la creaci\u00f3n del mismo? Pues bien, los est\u00e1ndares para la codificaci\u00f3n de mensajes de correo electr\u00f3nico fueron propuestos en 1973, sin embargo el primer e-mail fue enviado en 1970, teniendo el formato inicial similar a un mensaje textual enviado por celular. Las evoluciones de Internet, y del correo electr\u00f3nico propiamente, contribuyeron a la creaci\u00f3n de esta herramienta ampliamente utilizada por personas en todo el mundo.<\/p>\n
Siga leyendo este post para tener acceso a algunos consejos sobre c\u00f3mo utilizar de manera eficiente el correo electr\u00f3nico corporativo, evitando que el mismo se convierta en villano de la productividad. Los temas abordados en esta l\u00ednea ser\u00e1n: Verificaci\u00f3n eficiente de e-mails, organizaci\u00f3n de la bandeja de entrada, respondiendo de manera objetiva y clara, utilizaci\u00f3n de antispam, entre otros consejos esenciales para el buen uso del e-mail. \u00a1Compruebe!<\/p>\n
Esta pregunta parece trivial, sin embargo algunas personas cometen equ\u00edvocos b\u00e1sicos, como la aplicaci\u00f3n del correo electr\u00f3nico en las comunicaciones corporativas. En este momento debemos utilizar el sentido com\u00fan y evaluar cada situaci\u00f3n, para establecer el mejor formato de comunicaci\u00f3n. Por ejemplo: si la comunicaci\u00f3n requiere un retorno r\u00e1pido, usted debe priorizar la comunicaci\u00f3n por tel\u00e9fono evitando comprometimiento de plazos, para tratar un determinado asunto. Si el asunto a ser tratado es complejo, o delicado, evite el uso del e-mail. Estos temas potencian las posibilidades de interpretaciones equivocadas de contenidos, pudiendo causar trastornos de dif\u00edcil contorno. En estos casos, es orientado que el tema sea discutido verbalmente (medios de comunicaci\u00f3n que utilicen voz, o reuniones presenciales), y el e-mail sea utilizado, \u00fanica y exclusivamente, para la formalizaci\u00f3n de los puntos acordados, manteniendo registro de lo que fue discutido.<\/p>\n
La alineaci\u00f3n del medio de comunicaci\u00f3n evita una serie de inconvenientes, por lo que est\u00e9 atento a esta sugerencia y mejore el uso del e-mail en sus comunicaciones.<\/p>\n
\u00bfAlguna vez has pensado cu\u00e1nto tiempo de tu d\u00eda invierte contestando e-mails? Probablemente el tiempo invertido es muy alto. La investigaci\u00f3n realizada por Officetime revela que el 40% de las personas invierte de una a tres horas en la verificaci\u00f3n y respuesta de correos electr\u00f3nicos diariamente. En esta perspectiva, usted debe evaluar un punto crucial: algunas funciones organizacionales requieren un seguimiento m\u00e1s intenso de los correos electr\u00f3nicos; para estos casos, tendremos consejos espec\u00edficos en el curso de este post, y para todos los dem\u00e1s la sugerencia es proceder de la siguiente manera: Establezca momentos espec\u00edficos del d\u00eda para comprobar la recepci\u00f3n de mensajes. En este sentido, aplique esfuerzos para evitar fugas asociadas al uso del e-mail.<\/p>\n
Inicie este proceso deshabilitando alertas que puedan mover su atenci\u00f3n al correo electr\u00f3nico corporativo. En este sentido algunas orientaciones son pertinentes: Para las personas que trabajan con monitores replicados, evite dejar el e-mail abierto en pantalla secundaria<\/strong>; eso seguramente le ayudar\u00e1 a mantener el foco en las actividades. Desactive todo y cualquier alerta emitida por el correo electr\u00f3nico<\/strong>. Entienda como \u00abalertas\u00bb, las popups de webmails, alertas de sistemas gestores de correo electr\u00f3nico (Outlook, Thunderbird, etc.), o cualquier otro mecanismo que pueda llamar su atenci\u00f3n a la visualizaci\u00f3n del correo electr\u00f3nico corporativo. En este sentido, una sugerencia muy importante es eliminar, incluso, alertas del celular, para evitar p\u00e9rdida de atenci\u00f3n generada por las se\u00f1ales emitidas a trav\u00e9s del dispositivo m\u00f3vil.<\/p>\n La eliminaci\u00f3n de las alertas es el primer paso, pero es necesario definir los horarios que verifica su bandeja de entrada de correo electr\u00f3nico. Pruebe algunas opciones y seleccione la que sea m\u00e1s conveniente para su rutina de trabajo. Por ejemplo, las verificaciones al inicio de la ma\u00f1ana, finales de la ma\u00f1ana y medio de la tarde, pueden ser suficientes para su rutina de trabajo.<\/p>\n El secreto es establecer medios para dominar el recurso, y no ser dominado por \u00e9l, por lo que la importancia de establecer rutina para la verificaci\u00f3n de los e-mails corporativos.<\/p>\n Es posible que usted ya tome esta actitud, o haya escuchado algunas orientaciones en este sentido. Sin embargo, si a\u00fan no aplica ninguna t\u00e9cnica de organizaci\u00f3n, inicie el proceso inmediatamente. En cuanto a la organizaci\u00f3n de los correos electr\u00f3nicos, hay muchas opciones y usted puede elegir la m\u00e1s adecuada para su realidad. Por ejemplo, es posible organizar su bandeja de entrada por temas, sectores, grupos de clientes o a\u00fan utilizar t\u00e9cnicas GDT, para establecer prioridades y administrar de forma m\u00e1s optimizada su bandeja de entrada. Si opta por utilizar la t\u00e9cnica de GTD, cree carpetas con los siguientes nombres: \u00abHacer ahora\u00bb, \u00abDejar para despu\u00e9s\u00bb, \u00abComenzar pronto\u00bb y \u00abDelegar\u00bb. Cuando realice sus comprobaciones diarias en la bandeja de entrada de correo electr\u00f3nico, organice sus mensajes de acuerdo con estas instrucciones y destine el tiempo adecuado para responder a cada tipo de correo electr\u00f3nico.<\/p>\n Es importante resaltar que usted puede combinar la t\u00e9cnica de GTD con otros filtros, para facilitar la gesti\u00f3n de su bandeja de entrada. Hablando de filtros, util\u00edcelos siempre que sea posible; esto reducir\u00e1 su trabajo de clasificaci\u00f3n de los e-mails. Haga tambi\u00e9n uso de marcadores, pues que ayudan en la identificaci\u00f3n visual de los e-mails.<\/p>\n Como se inform\u00f3 anteriormente, largas explicaciones y asuntos complejos no deben ser tratados por e-mail, evitando interpretaciones equivocadas, o p\u00e9rdida de inter\u00e9s en la lectura del contenido. Escribiendo e-mails puntuales, usted reduce las posibilidades de ser mal interpretado adem\u00e1s de ahorrar tiempo, ampliando su productividad.<\/p>\n Adem\u00e1s de ser objetivo, es fundamental que el e-mail sea claro, por eso piense en respuestas que no dejen margen para dobles interpretaciones. En este sentido cabe resaltar la importancia de la utilizaci\u00f3n de lenguaje adecuado para cada tipo de comunicaci\u00f3n, incluyendo cuidado especial frente a conceptos de puntuaci\u00f3n y ortograf\u00eda.<\/p>\n Un e-mail bien redactado credibiliza su negocio, y sobre todo su persona, sin embargo, en contra partida lo mismo puede traer efecto contrario, por eso es importante orientar a los colaboradores en cuanto a los cuidados que deben ser tomados durante la redacci\u00f3n de los e-mails.<\/p>\n A pesar de ser algo aparentemente obvio, muchas veces colaboradores confunden el prop\u00f3sito del correo electr\u00f3nico corporativo y pasan a utilizarlo para fines personales. Esta actitud es muy nociva al medio corporativo, ya que impacta en la productividad del colaborador, ocupa el recurso de la empresa con datos no corporativos y encima puede traer problemas de seguridad al servicio de correo electr\u00f3nico corporativo. Por ello es de suma importancia que la empresa tenga reglas claras para la utilizaci\u00f3n del recurso, evitando que este tipo de pr\u00e1ctica sea diseminada por los colaboradores.<\/p>\n Por \u00faltimo, pero no menos importante, haga una reflexi\u00f3n sobre el n\u00famero de mensajes spam recibidos por correo electr\u00f3nico corporativo. El exceso de spam en la bandeja de entrada de sus empleados puede tomar tiempo y generar inconvenientes dif\u00edciles de reparar si su empresa no tiene soluciones adecuadas para la seguridad de los correos electr\u00f3nicos.<\/p>\n En lo que se refiere a spam, podemos resaltar algunos efectos nocivos al medio corporativo. El primero de ellos est\u00e1 asociado a la productividad, ya que la selecci\u00f3n y remoci\u00f3n de los e-mails no v\u00e1lidos, en algunos casos, puede generar p\u00e9rdida de tiempo, adem\u00e1s de potenciar la posibilidad de remoci\u00f3n de e-mails leg\u00edtimos, reflejando en perjuicios a\u00fan mayores para la empresa.<\/p>\nOrganizaci\u00f3n de la bandeja de entrada<\/h2>\n
Las respuestas objetivas siempre son la mejor opci\u00f3n.<\/h2>\n
E-mail corporativo para fines personales<\/h2>\n
Cuidado con los mensajes no solicitados (Spam)<\/h2>\n